Ursprungszeugnis für indonesischen Kaffee: Vollständiger Leitfaden 2025

Ein praxisorientiertes, schrittweises Handbuch zur Erlangung eines nicht‑präferenziellen Ursprungszeugnisses (SKA Umum) für indonesischen Kaffee über das e‑SKA‑System des Handelsministeriums im Jahr 2025. Was vorzubereiten ist, wo man sich bewirbt, Zeitpläne, Kosten und wie man Ablehnungen vermeidet.

Wenn Sie indonesischen Kaffee exportieren, wird zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Ursprungszeugnis (Certificate of Origin) verlangt. Und wenn Ihnen schon einmal eine e‑SKA‑Anmeldung um 16:58 Uhr an einem Freitag zurückgewiesen wurde, wissen Sie, wie teuer kleine Fehler sein können. Dies ist der Leitfaden, den wir uns gewünscht hätten, bevor wir die erste Sendung abgefertigt haben.

Wir konzentrieren uns auf das nicht‑präferenzielle Ursprungszeugnis, auch SKA Umum genannt, für HS 0901 Kaffee. Dies ist die Version, die die meisten Käufer, Banken und Spediteure meinen, wenn sie sagen „schick mir einfach das COO.“

Wer stellt das COO aus und wo beantrage ich es?

• System: Die e‑SKA‑Plattform des indonesischen Handelsministeriums (häufig über INATRADE zugänglich). Suchen Sie nach „e‑SKA Indonesia login“ und Sie landen auf dem offiziellen Portal. Zur Registrierung benötigen Sie eine aktive NIB.
• Ausstellende Stellen: Ihre Anmeldung wird von einem PPSKA (Pejabat Penerbit SKA) in den Handelsämtern der Provinzen/Städte geprüft und unterschrieben. In der Praxis wählen Exporteure ein bequemes Amt wie Dinas Perdagangan DKI Jakarta (Jakarta), Dinas Perindustrian dan Perdagangan Jawa Barat (Bandung) oder Dinas Perindustrian dan Perdagangan Jawa Timur (Surabaya). Wählen Sie das Amt, das Ihr Unternehmen und Ihr Produkt bereits kennt. Das beschleunigt den Prozess.

Nach unserer Erfahrung zählt Konsistenz. Verwenden Sie für wiederkehrende Sendungen dasselbe ausstellende Amt, sofern kein zwingender Grund für einen Wechsel vorliegt. Sachbearbeiter lernen Ihren Dokumentationsstil und die Herkunftsnachweise kennen, was Rückfragen reduziert.

Welche Dokumente benötige ich für SKA Umum (Grünkaffee)?

Für Exporte von Grünkaffee HS 0901.11 oder 0901.12 bereiten Sie vor:

• Handelsrechnung (Commercial Invoice) und Packliste. Stellen Sie sicher, dass Menge, Gewicht und Marks genau mit der PEB übereinstimmen.
• PEB (Zollausfuhranmeldung). Verwenden Sie die endgültige Version, die mit Ihrer Rechnung übereinstimmt.
• Konnossement (Bill of Lading) oder AWB. Wenn Sie vor Verschiffung beantragen, fügen Sie die Buchungsbestätigung oder ein Draft‑BL bei. Einige Ämter stellen das COO mit einer Buchung und einer Verpflichtung zur späteren Hochladung des endgültigen BL aus.
• Herkunftsnachweis. Für Kaffee ist dieser Punkt unkompliziert, wird aber häufig übersehen.
  • Kaufverträge oder Rechnungen von indonesischen Farmern/Kooperativen/Sammlern, die Herkunftsbezirke und Erntedaten ausweisen.
  • Eine kurze Prozess-/Herkunftserklärung von Ihrer Mühle oder Ihrem Verarbeiter, die bestätigt, dass die Bohnen in Indonesien angebaut und verarbeitet wurden.
• Firmenunterlagen. NIB, NPWP und Ihr e‑SKA‑Unternehmensprofil müssen korrekt und aktuell sein.

Zwei praktische Tipps, die wir gelernt haben:

1. Geben Sie den HS‑Code in die Beschreibungszeile Ihrer Rechnung. Sachbearbeiter sehen gern „HS 0901.11 green arabica coffee beans.“ Das vermeidet HS‑Abweichungen.
2. Verwenden Sie durchgängig dieselbe Produktbezeichnung in allen Dokumenten. Wenn Ihre Rechnung „Sumatra Mandheling green arabica“ ausweist, wechseln Sie im PEB nicht zu „Lintong G1“.

Wenn Sie Single‑Origin‑Lose versenden wie Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans oder Blue Batak Green Coffee Beans, ist der Herkunftsnachweis einfacher, weil die Lieferkette sauber und lokal ist. Halten Sie die Rückverfolgbarkeit von Farmen oder Kooperativen bereit.

Schritt‑für‑Schritt: e‑SKA‑Anmeldung für Kaffee in 2025

1. Firmenregistrierung. Melden Sie sich mit Ihrem NIB‑verknüpften Konto in e‑SKA an. Vervollständigen Sie Ihr Exporteurprofil, inklusive Adresse, Telefonnummer, bevollmächtigter Unterzeichner und Produkt‑HS‑Liste.
2. Neue Anmeldung erstellen. Wählen Sie „SKA Umum“ (nicht‑präferenziell). Wählen Sie Ihr ausstellendes Amt.
3. Versanddetails ausfüllen. Exporteur, Empfänger, Transportart und Hafen, BL/AWB‑Nummer, PEB‑Nummer, Incoterms und Endziel.
4. Warendaten eingeben. HS 0901, Produktname, Menge, Nettogewicht/Bruttogewicht, Anzahl der Packstücke sowie Marks und Nummern. Verwenden Sie exakt die Begriffe aus Ihrer Rechnung/PEB.
5. Unterstützende Dokumente hochladen. Rechnung, Packliste, PEB, BL/AWB oder Buchung, Herkunftsnachweis. Achten Sie darauf, dass Scans lesbar sind und die Dateigrößenlimits eingehalten werden.
6. Abschicken und überwachen. Sachbearbeiter reagieren typischerweise während der Bürozeiten. Falls Korrekturen angefordert werden, beheben Sie diese innerhalb derselben Anmeldung. Erstellen Sie keine doppelten Einreichungen.
7. Ausstellung und Download. Nach Genehmigung erhalten Sie ein digital signiertes COO mit QR‑Code. Viele Käufer akzeptieren das PDF. Bei Bedarf auf A4 ausdrucken, wenn eine Papierkopie verlangt wird.

Das Entscheidende: Wenn Sie HS‑Beschreibung und Mengen konsistent halten, erfolgt die Genehmigung häufig am selben Tag. Die meisten Verzögerungen entstehen durch kleine Unstimmigkeiten.

Wie lange dauert es und was kostet es 2025?

• Bearbeitungszeit. Saubere Anträge werden in 3–24 Arbeitstunden ausgestellt. Wenn der Sachbearbeiter Herkunftsnachweise oder HS‑Beschreibungen hinterfragt, rechnen Sie mit 1–2 zusätzlichen Tagen.
• Kosten. Das COO selbst ist in der Regel gebührenfrei. Wenn Sie einen Spediteur oder Agenten nutzen, rechnen Sie mit IDR 100.000–300.000 pro COO als Servicegebühr. Kurierlegalisierung oder Mehrfachkopien können geringe Zusatzkosten verursachen.
• Cutoffs. Wir zielen darauf ab, vor dem ETD des Schiffes einzureichen und das BL zu aktualisieren, sobald es verfügbar ist. Viele ausstellende Ämter können post‑shipment ausstellen, aber Käufer möchten das COO üblicherweise innerhalb von 3–5 Tagen nach BL‑Datum. Planen Sie entsprechend.

Praktische Regel: Berücksichtigen Sie die COO‑Zeitspanne in Ihrem Buchungs‑Meilenstein. Wir streben an, die Dokumente mindestens 24 Stunden vor ETD für Seeversand und 12 Stunden für Luftfracht final zu haben.

Benötige ich noch ein COO für die EU oder die USA, wenn der Zollsatz bereits 0 % ist?

Kurzantwort: Häufig ja, weil Ihr Käufer oder Ihre Bank es verlangt. Grünkaffeeimporte in die EU und die USA sind generell zollfrei unter MFN. Ein nicht‑präferenzielles COO ist für den Zoll nicht erforderlich, wird aber oft verwendet als:

• Standardnachweis der Herkunft für interne Prüfungen und Rückverfolgbarkeit.
• Dokument, das bei Akkreditiven (Letters of Credit) und Inkassoverfahren verlangt wird.
• Unterstützendes Dokument für Zollagenten in sensiblen Häfen.

Wenn Ihr Käufer schriftlich bestätigt „kein COO erforderlich“, können Sie darauf verzichten. Fordert das Akkreditiv jedoch ein COO, müssen Sie das SKA Umum im exakt geforderten Format ausstellen.

Warum e‑SKA‑Anträge abgelehnt werden und wie man sie behebt

Die meisten Ablehnungen, die wir sehen, fallen in sechs Kategorien:

1. HS‑Code‑Abweichung. Die PEB zeigt 0901.11, aber Rechnung oder COO‑Beschreibung ist vage oder weist eine andere Unterposition aus. Beheben Sie dies, indem Sie HS angleichen und explizite Beschreibungen wie „Green Arabica Coffee Beans, HS 0901.11“ verwenden.
2. Mengen-/Gewichts‑Inkonsistenzen. Netto‑ und Bruttogewichte weichen in Rechnung, Packliste und PEB voneinander ab. Korrigieren Sie, indem Sie Netto und Brutto überall angleichen. Falls Sie nach dem Verplomben anpassen, aktualisieren Sie zuerst die PEB.
3. Empfänger‑ oder Zielabweichung. COO zeigt einen anderen Empfänger als Rechnung/Akkreditiv. Folgen Sie zuerst dem Akkreditiv und spiegeln Sie dieses dann in e‑SKA wider.
4. Fehlender Herkunftsnachweis. Besonders bei Röstkaffee oder wenn ein neuer Sachbearbeiter Ihre Akte prüft. Beheben Sie dies durch Anhang eines einfachen Mühlen‑Schreibens: „Bohnen angebaut und verarbeitet in Indonesien“ sowie Einkaufsnachweise von lokalen Lieferanten.
5. Unleserliche oder abgeschnittene Scans. Sachbearbeiter raten nicht. Scannen Sie erneut als klare PDFs und achten Sie auf angemessene Dateigrößen.
6. Falsche Auswahl des ausstellenden Amts. Einige Ämter lehnen unbekannte Exporteure ohne lokale Bindung ab. Wählen Sie ein Amt, das Ihre Warengruppe bereits bearbeitet.

Wir empfehlen außerdem, generische Produktbezeichnungen wie „Coffee beans“ zu vermeiden. Fügen Sie die Herkunftsregion hinzu. Zum Beispiel „Sumatra Mandheling green arabica, HS 0901.11“ stimmt mit unseren Sumatra Mandheling Green Coffee Beans überein und besteht die Prüfungen durch Sachbearbeiter schneller.

Qualifiziert gerösteter oder gemischter Kaffee noch als indonesische Herkunft?

• Gerösteter Kaffee. Wenn die Bohnen in Indonesien angebaut und lokal geröstet wurden, können Sie ein SKA Umum mit indonesischer Herkunft erhalten. Sachbearbeiter können Nachweise über vorgelagerte Einkäufe und eine Produktions­erklärung verlangen. Wenn Sie importierte Bohnen in Indonesien rösten, erwarten Sie in der Regel keine indonesische Herkunft für SKA Umum. Allein die Röstung verleiht in der Regel nicht die Herkunft nach nicht‑präferenziellen Regeln.
• Mischungen. Das Mischen indonesischer Bohnen aus verschiedenen Inseln ist zulässig. Ein nationales COO bleibt gültig. Das machen wir für Produkte wie unseren Roasted Espresso Coffee Blend, wenn alle Komponenten indonesisch sind. Enthält die Mischung jedoch auch fremde Bohnen, können Sie in der Regel die gesamte Charge nicht als indonesische Herkunft deklarieren. Trennen Sie Chargen oder deklarieren Sie gemischte Herkunft gemäß den Anweisungen Ihres Käufers.

Für Grünkaffee ist die Herkunft am einfachsten, wenn Lose Single‑Origin und rückverfolgbar sind. Wenn Sie Vielfalt wünschen und die Herkunft einfach halten wollen, bleiben indonesische Mehrregions‑Mischungen wie Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans zu 100 % indonesisch.

HS 0901 Herkunftskriterien in der Praxis

Kaffee gilt als „wholly obtained“ (vollständig gewonnen), wenn er in Indonesien angebaut wurde. Das ist die stärkste Herkunftsbehauptung. Verarbeitungsschritte wie Entpulpen, Waschen, Trocknen und Klassieren in Indonesien untermauern dies. Für gerösteten Kaffee weisen Sie nach, dass die zugrundeliegenden grünen Bohnen indonesisch sind und die Röstung hier stattfand. Bewahren Sie Beschaffungsunterlagen 3–5 Jahre auf. Sachbearbeiter führen stichprobenartige Kontrollen durch.

Ein kurzer Hinweis zu REX und Freihandelsabkommen. SKA Umum ist nicht‑präferenziell. EU‑REX und präferenzielle Formulare (Form D, AK, AJ usw.) dienen anderen Zwecken. Für Kaffee sind die MFN‑Sätze in wichtigen Märkten bereits null, daher benötigen Sie selten präferenzielle Zertifikate. Wenn ein Käufer darauf besteht, klären Sie zunächst die handelsrechtliche Grundlage.

Unser tatsächlich verwendetes Zeitplan‑Playbook

• Tag 0–1. Bestätigen Sie HS, Empfänger und Incoterms mit dem Käufer. Stimmen Sie die Produktbeschreibung frühzeitig ab.
• Tag 1–2. Bereiten Sie Rechnung/Packliste vor. Überprüfen Sie Gewichte und Marks erneut.
• Tag 2–3. Reichen Sie e‑SKA mit PEB und Buchung/Draft‑BL ein. Reagieren Sie zügig auf Rückfragen.
• Tag 3–4. Laden Sie das endgültige BL hoch, falls erforderlich. Laden Sie das finale COO‑PDF herunter und teilen Sie es mit Käufer und Bank.

Dieser Rhythmus vermeidet die Wochenendfalle. Drei von fünf Ablehnungen, die wir beobachtet haben, traten auf, als Teams das COO eilig nach Abfahrt des Schiffes anforderten.

2025‑Updates, die Sie kennen sollten

• Digitale Akzeptanz. Mehr Käufer akzeptieren das e‑SKA‑PDF mit QR. Physische Stempel werden seltener angefordert, kommen aber bei konservativen Banken noch vor.
• Strengere Datenabstimmung. Sachbearbeiter gleichen PEB‑Daten zunehmend automatisch ab. Erwarten Sie eher Rückmeldungen wie „Bitte PEB zuerst überarbeiten“ statt manueller Toleranzen.

Wenn Sie bei einer kniffligen Erst‑Anmeldung oder einem gemischten Profil eine zweite Meinung möchten, kontaktieren Sie uns gern über WhatsApp. Ein 10‑minütiger Check kann einen Tag Rückfragen sparen.

Kurze Antworten auf häufige Fragen

Wo beantrage ich und wer unterschreibt?

Beantragen Sie im e‑SKA‑System des Handelsministeriums. Das COO wird von einem PPSKA‑Sachbearbeiter in dem von Ihnen gewählten provincial/city trade office ausgestellt.

Wie lange und wie viel?

3–24 Arbeitstunden für saubere Unterlagen. Die staatliche Gebühr ist meist null. Agentenhonorar liegt bei IDR 100.000–300.000.

Brauchen EU/US‑Sendungen noch ein COO?

Nicht für Zoll auf Grünkaffee, aber viele Käufer, Banken und Broker verlangen weiterhin ein nicht‑präferenzielles COO für ihre Abläufe. Folgen Sie der schriftlichen Anweisung Ihres Käufers oder dem Akkreditiv.

Häufigste Ablehnungsgründe?

HS‑Abweichung, Gewichts‑Differenzen, Empfänger‑Inkonsistenzen, schwacher Herkunftsnachweis und unleserliche Scans. Beheben Sie dies durch Angleichung der Daten in Rechnung, Packliste, PEB und COO sowie durch Hinzufügen einer einfachen Herkunftserklärung.

Geröstet vs. grün — Herkunft?

Gerösteter Kaffee gilt nur dann als indonesischer Herkunft, wenn die Bohnen indonesisch sind und die Röstung lokal erfolgte. Mischungen bleiben indonesisch, solange jede Komponente indonesisch ist.

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