Étude de cas : exportation de café indonésien vers l’Europe — un playbook de conformité EUDR en une semaine

Comment une coopérative de petits producteurs et notre équipe d’export ont assemblé un dossier EUDR complet et prêt pour l’audit en sept jours en utilisant des outils gratuits. Ce que nous avons capturé, comment nous avons cartographié les exploitations, les contrôles de risque effectués et les documents de chaîne de custody exacts demandés par les acheteurs.

Accroche : nous sommes passés de « pas de données » à un dossier EUDR prêt à l’export en 7 jours en utilisant ce système exact

Voici la situation. Une coopérative de petits producteurs à Bali nous a confié un conteneur de 19.2‑ton de Arabica Grade 1 destiné à un acheteur européen. Ils disposaient des noms des producteurs et des reçus d’achat. Ils n’avaient pas la géolocalisation des exploitations, de contrôles de risque, ni de déclaration de diligence raisonnable. Nous avons construit un dossier EUDR complet en une semaine, obtenu l’accord de l’acheteur et expédié. Ci‑dessous le pas à pas, avec les outils et modèles exacts.

Nous avons répété ce flux de travail pour des expéditions de Sumatra Nord comme Blue Batak - grains de café vert et des microlots de Bali comme Arabica Bali Kintamani Grade 1 - grains de café vert. Le mode opératoire tient pour différentes origines tant que vous êtes rigoureux sur les identifiants, les coordonnées et la documentation.

Les 3 piliers d’une conformité EUDR rapide et prête pour l’audit

1. Géolocalisation solide. Identifiants d’exploitation propres, coordonnées WGS84 précises et une carte simple que l’acheteur peut lire sans diplôme en SIG.

2. Vérification sans déforestation. Preuves que les parcelles n’ont pas été déboisées après le 31 déc. 2020. Nous utilisons des couches satellitaires et une méthodologie d’évaluation des risques reproductible.

3. Continuité de la chaîne de traçabilité. Chaque kilogramme traçable de l’achat au producteur jusqu’à l’agrégation coopérative et au lot d’exportation, avec codes de lot sur chaque sac et documents concordants.

Faites bien ces trois éléments et la déclaration de diligence pour l’UE devient un simple upload, pas une panique.

Jour 1–2 : cartographie et validation (outils + modèles)

Nous avons commencé avec 142 producteurs approvisionnant le lot. Notre objectif pour le Jour 2 : capturer les coordonnées pour 100 % des parcelles, valider la précision sur un échantillon, et assembler un tableau maître des producteurs.

• Collecte de données sur le terrain. Nous avons utilisé KoboCollect/ODK avec un formulaire simple : ID du producteur, Nom, Village, case de consentement, capture du point GPS, Taille de la parcelle (ha), Espèce principale, Cultures associées, Année de première plantation. Le mode hors ligne fonctionne très bien.

• Outils de cartographie gratuits. QField sur Android ou QGIS sur bureau pour le dessin de polygones. Pour les points, nous avons contrôlé dans Google Earth. Si vous préférez, MapIt GIS et Maps.me fonctionnent aussi hors ligne.

• Contrôles de précision. Nous avons activé les champs accuracy/HDOP dans le formulaire. Tout signalement d’une précision pire que 15 m a été re‑capturé. D’après notre expérience, vous obtenez <5 m de précision si vous marquez une pause de 10–20 secondes sur place.

• Consentement du producteur. Nous n’y dérogeons jamais. Un formulaire de consentement d’une page en bahasa indonesia plus signature ou empreinte digitale, mentionnant l’utilisation des données pour l’EUDR. Nous stockons une photo dans l’enregistrement.

Conclusion pratique : nommez vos IDs de producteur avant de partir. Nous utilisons trois lettres pour le village plus une séquence à quatre chiffres, par exemple ULI‑0043. Cela vous fait gagner des heures ensuite.

Quel format de géolocalisation l’UE accepte‑t‑elle pour les exploitations caféières ?

Utilisez WGS84 latitude/longitude en degrés décimaux. Pour les polygones, listez les sommets dans l’ordre et fermez la forme en répétant le premier point à la fin. Pour les points, une paire de coordonnées suffit.

Ai‑je besoin de polygones complets d’exploitation ou les coordonnées ponctuelles suffisent‑elles pour le café ?

Le règlement exige la géolocalisation des parcelles de terre. Les polygones sont la manière la plus claire de prouver ce qui se trouve à l’intérieur des limites de l’exploitation. En pratique, de nombreux acheteurs acceptent un point unique par parcelle de petit producteur si les polygones ne sont pas réalisables pendant la première saison, mais ils signaleront un risque plus élevé. Notre règle : capturez des points maintenant et passez aux polygones pour les fournisseurs récurrents dans un cycle de récolte. Si vous pouvez dessiner des polygones dans QField sur place, faites‑le.

Jour 3–4 : vérification sans déforestation et évaluation des risques

Voici le point. Les acheteurs ne veulent pas une jolie carte, ils veulent voir votre logique. Nous avons utilisé une méthode simple et défendable que nous pouvons reproduire expédition après expédition.

• Global Forest Watch. Nous avons importé les coordonnées des exploitations dans GFW et vérifié les couches de perte de couvert arboré post‑2020. Nous avons noté toute alerte GLAD proche des parcelles ces 24 derniers mois.

• Couches indonésiennes. Nous avons superposé la dernière carte d’occupation des sols et les références de tourbières/aires protégées de la KLHK ainsi que la carte du moratoire forestier (PIPPIB). Les exploitations situées dans des zones protégées déclenchent un plan d’atténuation.

• Vérifications par tampon. Pour les polygones nous avons appliqué un tampon intérieur de 30 m pour être conservateurs. Pour les points nous avons utilisé un rayon de 50 m et évalué les changements récents sur imagerie satellitaire haute résolution.

• Scoring du risque. Faible risque : pas d’alertes ou de pertes à proximité, pas en zone protégée, antécédents de récolte avant 2020. Risque moyen : alertes dans un rayon de 100 m ou situation foncière incertaine. Risque élevé : chevauchement avec des zones protégées ou défrichement évident post‑2020.

• Mesures d’atténuation. Pour les risques moyens/élevés nous avons exigé des preuves supplémentaires. Photos d’arbres matures, déclaration du producteur sur l’année de plantation, attestations de voisins ou lettres de village confirmant la culture caféière de longue date. Nous avons exclu deux parcelles au Jour 4 parce que l’imagerie montrait un défrichement récent après 2021.

Comment une coopérative peut‑elle prouver que le café n’a pas été issu de terres déboisées après 2020 ?

Utilisez un empilement de preuves. Série temporelle d’imagerie satellite, alertes GFW, données d’année de plantation et notes d’inspection interne avec photos. Lorsque la tenure est informelle, ajoutez des lettres du village. En cas de doute, excluez la parcelle. Supprimer 1–2 exploitations limites est plus rapide que de débattre avec un auditeur plus tard.

Jour 5 : chaîne de custody qui relie réellement aux exploitations

La traçabilité se casse quand les reçus d’achat ne font pas référence aux exploitations. Nous avons constaté que le système le plus simple l’emporte.

• Lier l’achat à l’ID de l’exploitation. Chaque reçu d’achat de parche inclut l’ID du producteur, la date, le poids et l’humidité. Nous avons saisi cela directement dans le tableau maître.

• Codage des lots. Nous avons créé un code de lot d’exportation dans ce format : BLI‑2024‑WK37‑L01. Il est imprimé sur chaque sac et apparaît dans les registres de séchage, décorticage et classement.

• Limites d’agrégation. Pour cet envoi nous avons plafonné à 50 exploitations par lot. Il n’y a pas de limite légale, mais les documents deviennent ingérables au‑delà de 80–100. Si vous expédiez des mélanges comme Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans, gardez les lots régionaux séparés jusqu’au mélange final à l’intérieur de la même déclaration EUDR.

• Conditionnement et codage. Chaque sac porte un code QR avec le code de lot, le numéro du sac, le poids net et un lien vers une fiche de lot en lecture seule. Le basique fonctionne aussi : étiquettes imprimées et un classeur au moulin.

Comment relions‑nous les parcelles des producteurs aux lots et aux factures d’exportation pour la traçabilité EUDR ?

Utilisez une feuille de calcul maître. Onglets pour Exploitations, Achats, Transformation, Lots et Expédition. L’onglet Lot résume les exploitations et volumes qui sont affectés à chaque lot. Votre facture référence le code de lot, et votre upload de diligence mentionne le même code de lot avec les coordonnées des exploitations.

Jour 6 : compiler un dossier prêt pour l’auditeur que les acheteurs apprécient réellement

Nous avons appris à empaqueter les données de la manière dont les auditeurs les lisent.

• Un résumé d’une page. Origine, nombre d’exploitations, surface, méthodes, outils de données et résultat de l’évaluation des risques.

• Un PDF cartographique. Vue d’ensemble simple avec limites de village et emplacements des parcelles. Pas de jargon SIG.

• Le tableau des exploitations. CSV avec ID du producteur, coordonnées, surface, espèce, année de plantation et statut du consentement. Entêtes propres. WGS84 en décimales.

• Le mémo de risque. Deux pages expliquant vos jeux de données, distances de tampon et mesures d’atténuation. Captures d’écran de GFW là où c’est pertinent.

• Documents de soutien. Modèle de consentement, listes de vérification d’inspection interne, reçus d’achat et la procédure opératoire standard (SOP) de codage des lots.

Quels documents devons‑nous collecter auprès des petits producteurs pour la conformité EUDR ?

Au minimum : formulaire de consentement, preuve d’identité du producteur, localisation et taille de la parcelle, année de plantation, espèce, et une fiche d’inspection interne avec photos. Ajoutez des preuves de tenure foncière si disponibles. Reliez tout au même ID producteur.

Jour 7 : soumettre sur le portail de déclaration de diligence de l’UE et boucler la boucle

Le portail de déclaration de diligence de l’UE accepte une soumission structurée avec géolocalisation et données de la chaîne d’approvisionnement. Nous avons uploadé notre CSV, joint le mémo de risque et la carte, et référencé le code de lot sur la facture commerciale et la liste de colisage. L’acheteur a examiné le même dossier. Pas de surprises.

Astuce pro : faites un export test de votre CSV dès le premier jour et validez les noms de colonnes. Les derniers ajustements de format sont la principale source d’échec des soumissions.

Si vous souhaitez une vérification rapide de cohérence sur votre jeu de données avant de soumettre, vous pouvez nous contacter sur WhatsApp. Nous sommes heureux de regarder vos en‑têtes et votre approche de cartographie.

Les questions qu’on nous pose tout le temps

Quelles applications gratuites le personnel de terrain peut‑il utiliser pour capturer le GPS et les données d’exploitation hors ligne ?

KoboCollect/ODK pour les formulaires, QField pour les polygones, Maps.me ou MapIt GIS pour des points rapides. Google Earth pour la validation sur bureau. Toutes fonctionnent hors ligne avec un peu de configuration.

Combien d’exploitations par lot devrions‑nous viser ?

Nous visons 30–50 exploitations par lot pour les petits producteurs. Plus grand, c’est faisable, mais les revues prennent plus de temps et les erreurs se multiplient. Pour des lots mono‑origine comme Sumatra Mandheling - grains de café vert, nous conservons souvent des sous‑lots par village pour simplifier.

À quelle fréquence devrions‑nous mettre à jour la géolocalisation des exploitations et les évaluations de risque ?

Annuellement pour les fournisseurs récurrents, et immédiatement lorsqu’une limite de parcelle change ou que vous ajoutez de nouveaux producteurs. Les vérifications de risque doivent s’effectuer à chaque cycle d’expédition car les alertes GFW se mettent à jour chaque semaine.

Validation de la précision GPS pour les parcelles de petits producteurs

Capturez au moins deux points par visite de ferme et comparez‑les. Signalez tout ce qui a une précision pire que 15 m pour une nouvelle visite. Recoupez avec l’imagerie satellitaire haute résolution autour de repères évidents comme routes et méandres de rivières.

Champs de données exemples pour une soumission EUDR

FarmerID, Name, Village, Latitude, Longitude (or Polygon), FarmAreaHa, PlantingYear, Species, Consent, PurchaseDate, ParchmentKg, LotCode.

Les 5 erreurs majeures qui font échouer les soumissions EUDR

• Pas de consentement ou IDs désordonnés. Si les IDs des producteurs changent en milieu de saison, votre chaîne de custody se casse.

• Jolies cartes sans méthode. Les auditeurs doivent voir les jeux de données et les seuils que vous avez utilisés, pas seulement des épingles sur une carte.

• Mélanger les régions trop tôt. Gardez les lots départementaux séparés jusqu’à la finalisation de votre déclaration. Mélangez plus tard si nécessaire.

• Preuves faibles près des zones protégées. Si des parcelles sont proches d’une réserve, multipliez les preuves : photos, lettres, années de plantation.

• Omettre le conditionnement. Les codes de lot doivent figurer sur les sacs, les registres d’entrepôt et la facture. Cette continuité est votre filet de sécurité.

Ressources et prochaines étapes

• Pile cartographique gratuite : ODK/Kobo, QField, QGIS, Google Earth, Global Forest Watch.

• Modèles internes à copier : consentement du producteur, liste de vérification d’inspection interne, modèle de mémo de risque et SOP de codage des lots. Si vous avez besoin d’exemples, consultez nos produits et demandez l’ensemble de modèles lorsque vous échantillonnez une origine.

• Quand ce conseil s’applique. Petits producteurs d’Arabica et de Robusta des principales origines indonésiennes, approvisionnement coopératif ou basé sur des collecteurs. Si vous gérez des plantations avec plans cadastraux, faites d’abord les polygones et reliez votre export SIG directement à votre ERP.

La réalité est que l’EUDR ne va pas disparaître, et ces six derniers mois nous avons vu les acheteurs européens durcir leurs attentes sur les polygones et les mémos narratifs de risque. Travaillez‑le une fois. Sauvegardez la structure. Chaque nouvel envoi devient une mise à jour rapide, pas une réinvention.

Et si vous voulez parcourir ce processus sur un lot en direct de Bali, Aceh ou Sumatra, nous sommes disponibles. Nous pouvons jumeler votre équipe avec la nôtre pour un sprint d’une semaine et rendre un dossier que votre acheteur signera du premier coup.