Certification biologique du café indonésien : Guide USDA/UE 2026

Un plan étape par étape, testé en Indonésie, pour construire un Système de Contrôle Interne (SCI) allégé et prêt pour audit qui satisfait EU 2018/848 et USDA NOP. Que documenter, qui fait quoi, comment calculer le bilan de masse de la cerise au vert, et comment éviter les cinq erreurs qui compromettent les audits.

« Nous sommes passés de zéro à des exportations doublement certifiées en une saison grâce à ce SCI »

J’ai vu des groupements de petits producteurs à Sumatra et Bali stagner pendant des années parce que leurs papiers semblaient en ordre mais la traçabilité se rompait au moulin humide. L’inverse est également vrai. Avec un Système de Contrôle Interne (SCI) allégé et conforme à la façon dont le café circule réellement en Indonésie, une coopérative de 300–600 cultivateurs peut être prête pour un audit EU 2018/848 et USDA NOP en un cycle de récolte. Voici le plan exact que nous utilisons sur le terrain.

Les 3 piliers d’un SCI prêt pour audit

Pilier 1. Ressources humaines et séparation des tâches. Vous avez besoin de rôles clairement définis.

Responsable SCI. Détient le Plan Système Biologique (PSB), l’évaluation des risques et les actions correctives.
Inspecteurs internes. Indépendants des achats. Ils visitent 100 % des exploitations chaque année et vérifient les pratiques et les registres.
Administrateur des données. Tient à jour le registre des producteurs, les plans de parcelles, les reçus d’achat et le bilan de masse.
Contrôle qualité Achats. Contrôle les entrées aux moulins humides villageois et dans les entrepôts.
Contrôle qualité Entrepôt et Usinage. Maintient la séparation physique, le codage des lots et les registres de nettoyage.

Pilier 2. Registres et traçabilité. Ce qui n’est pas écrit n’a pas eu lieu. Conservez au minimum : la demande du producteur et l’accord signé, le registre des parcelles avec plans, la liste d’approbation des intrants, la checklist et les rapports d’inspection interne, les registres de formation, les récépissés de récolte et d’achat, les journaux du moulin humide, les notes de transport, les entrées en entrepôt, les fiches de mouture et de mélange, le registre de bilan de masse, les factures de vente et les certificats. Associez chaque identifiant de lot du producteur au conteneur d’exportation. Reliez ces identifiants au TRACES COI et au NOP Import Certificate.

Pilier 3. Contrôles opérationnels. La réalité est que la contamination survient dans le premier kilomètre. Contrôlez les points d’entrée, le nettoyage et l’étiquetage. Interdisez le mélange. Documentez ce que vous nettoyez, quand vous le nettoyez et qui a signé.

Constat pratique. Tracez votre flux depuis la cerise sur la bâche jusqu’au vert en sac. Placez un contrôle et un enregistrement à chaque remise. Puis testez-le avec un exercice de rappel simulé.

Semaines 1–2. Cartographie de base et validation

Qu’est-ce qu’un Système de Contrôle Interne pour la certification biologique de groupe ?

Un SCI est votre mini organisme de certification interne. Il fixe les règles, forme les producteurs, les inspecte, enregistre les achats, contrôle la transformation et tient le bilan de masse. En vertu du règlement EU 2018/848 et du USDA NOP, les certificateurs peuvent s’appuyer sur votre SCI s’il est compétent, documenté et appliqué. C’est ainsi que des groupements de centaines de petits producteurs restent prêts pour l’audit sans que des inspecteurs externes visitent chaque exploitation.

Quels documents du SCI sont obligatoires pour réussir les audits EU 2018/848 et USDA NOP ?

D’après l’expérience, ceux-ci sont non négociables :

Plan Système Biologique (PSB) du groupe. Périmètre, processus, cartes, sous-traitants.
Demande du producteur et accord signé. Inclut l’engagement aux règles biologiques et les sanctions.
Registre des parcelles avec plans et GPS. Chaque parcelle liée à un identifiant producteur et à une superficie.
Liste d’approbation des intrants. Ce qui est autorisé et où l’acheter.
Checklist d’inspection interne et rapports d’inspection annuels pour 100 % des membres.
Plan de formation et feuilles de présence.
Registres de récolte et d’achat. Poids des cerises par livraison, par producteur, avec codes de lots.
Journaux du moulin humide, de séchage et de stockage. Registres de nettoyage et de séparation.
Entrées en entrepôt, rapports de mouture et fiches de mélange. Rapprochement des lots.
Registre de bilan de masse de la cerise au vert, par lot et par période.
Registre des non-conformités et actions correctives avec délais et vérification.
Plan d’analyses de résidus et résultats de laboratoire avec chaîne de custody.
Registres de vente et certificats. Références TRACES COI ou NOP Import Certificate.

Outils efficaces que nous préconisons. Restez simple et priorisez le hors-ligne. KoboToolbox ou ODK pour les enquêtes et inspections à la ferme. Google Sheets pour le registre des producteurs et le bilan de masse. Carnets d’achats numérotés à copies carbones dans les moulins humides de village. Preuves photographiques via WhatsApp épinglées aux identifiants de lots. Besoin d’aide pour adapter des modèles à votre géographie et votre flux de processus ? Si vous voulez une lecture rapide de votre SCI actuel et une liste d’écarts, Contactez-nous sur whatsapp.

Semaines 3–6. Construire le noyau et le tester sur le terrain

Combien d’inspecteurs internes sont nécessaires pour une coopérative de 500 producteurs ?

Visez un inspecteur interne à temps plein pour 80–120 producteurs, selon le terrain et le temps de déplacement. Dans les pentes d’Aceh, nous planifions à 80. À Bali Kintamani, avec des villages regroupés, 100–120 convient. Pour 500 producteurs, cela signifie 5–7 inspecteurs pour achever les inspections annuelles ainsi que les suivis et contrôles ponctuels avant l’audit externe.

Élaborez un plan de tournée couvrant 25–30 exploitations par inspecteur et par semaine. Utilisez une liste fondée sur le risque pour prioriser les producteurs parallèles, les nouveaux membres et tout producteur avec une non-conformité l’année précédente.

Comment prévenir la contamination et le mélange dans les moulins humides villageois ?

Voici ce qui fonctionne dans les petits moulins humides indonésiens.

Points d’entrée et outils séparés. Codez les bâches, caisses et étiquettes par couleur pour l’organique. N’acceptez jamais de cerises mélangées. Politique de rejet par écrit.
Nettoyer et enregistrer. Rincer les dépulpeuses avec un cycle complet de cerises biologiques au début du poste. Consigner la date, l’heure et la personne qui a signé.
Cuves de fermentation et zones de séchage dédiées. Si le partage est inévitable, traiter l’organique en premier et enregistrer le nettoyage, puis prévoir un temps d’attente avant le conventionnel.
Étiqueter chaque lot à la réception. Identifiant producteur. Date. Poids. Code de lot. Conserver les étiquettes jusqu’au parchemin.
Utiliser des sacs neufs ou dédiés. Étiqueter sacs et palettes. Couvrir les camions. Conserver les notes de transport avec les identifiants de lots.
Exercice hebdomadaire CAP. Effectuer un rappel simulé depuis une palette en entrepôt jusqu’à une livraison producteur. Corriger les maillons faibles immédiatement.

Si vous avez besoin d’un référentiel pour une chaîne d’approvisionnement certifiée et un profil de tasse construits sous ces contrôles, consultez notre Grains de café verts Sumatra Arabica Biologique Grade 2. Nous avons conçu son SCI pour résister aux audits inopinés et aux contrôles stricts de résidus.

Semaines 7–12. Déployer, vérifier et combler les écarts

Comment calculer le bilan de masse de la cerise au café vert dans un SCI ?

Utilisez les facteurs de conversion réels de vos moulins et mettez-les à jour mensuellement. Plages typiques en Indonésie :

Arabica lavé complet. 5,0–6,0 kg de cerise pour 1 kg de vert exportable.
Arabica semi-lavé (wet-hulled). 4,5–5,5 kg de cerise pour 1 kg de vert, selon l’humidité et le tri.

Méthode que nous utilisons :

Fixer un facteur de départ par ligne de processus en utilisant les données de la saison précédente.
Pour chaque semaine, totaliser les entrées de cerises biologiques. Soustraire les rejets documentés. Appliquer le facteur pour prédire le vert attendu.
Rapprocher avec la production réelle de vert après mouture et tri. Enquêter sur les écarts dépassant ±5 %.

Exemple. Semaine 10, ligne wet-hulled.

Cerises achetées : 12 500 kg. Rejets : 250 kg. Net : 12 250 kg.
Facteur : 5,2:1. Vert attendu : 12 250 ÷ 5,2 = 2 356 kg.
Vert réellement produit : 2 290 kg. Écart : −66 kg (−2,8 %). Dans la plage. Documenter et passer à la suite.

Verrouillez le bilan de masse par lot. Ne laissez pas les synthèses hebdomadaires masquer des fuites au niveau des lots.

Les producteurs en conversion peuvent-ils être inclus et comment sont-ils étiquetés ?

Oui. Maintenez-les dans le groupe en tant que « en conversion » avec un statut séparé dans le registre des producteurs et sur les codes de lots. Selon la réglementation UE, les produits peuvent être commercialisés comme « en conversion vers l’agriculture biologique » après 12 mois de conformité lorsque les autres conditions sont remplies. Selon le USDA NOP, le produit ne peut pas être vendu comme biologique avant 36 mois après le dernier intrant interdit. Aucune mention « transitoire biologique » sauf si votre acheteur gère un programme privé. Votre SCI doit séparer le bilan de masse et l’étiquetage des lots en conversion des lots entièrement biologiques en permanence.

Quels enregistrements du SCI sont requis pour émettre un TRACES COI ou un NOP Import Certificate ?

Pour TRACES COI.

Certificat opérateur valide et périmètre. Liste des membres du groupe disponible.
Produit, code SH, taille de lot et détails d’emballage.
Dossier de traçabilité. Liste des producteurs contribuant au lot, reçus d’achat, journaux de processus et bilan de masse.
Plan de transport et données du destinataire. L’OC référencera cela pour valider le COI.

Pour le NOP Import Certificate.

Coordonnées de l’exportateur et de l’importateur, produit et quantité, données du certificateur.
Identifiants de lots correspondant à votre contrat de vente et à la libération d’entrepôt.
Preuves de bilan de masse montrant que la quantité vendue comme biologique n’excède pas la quantité achetée et convertie.
Toute analyse de résidus pertinente pour le lot. Dans le cadre du SOE, les certificateurs accordent plus d’attention aux tests fondés sur le risque et à la chaîne de custody.

Constat pratique. Conservez un dossier COI/NOP par lot d’exportation avec tous les documents depuis l’achat producteur jusqu’aux photos des scellés de conteneur. Votre inspecteur externe vous en sera reconnaissant.

Les 5 erreurs majeures qui compromettent les audits de groupes biologiques

Production parallèle sans contrôles stricts. Les producteurs qui conservent des parcelles conventionnelles ont besoin d’une séparation stricte le jour de la récolte et de preuves. Utilisez des sacs différents et des étiquettes colorées. Effectuez des visites inopinées les jours de récolte.
Journaux du moulin humide inexistants lors des journées difficiles. Les approvisionnements deviennent intenses et les enregistrements sautent. Désignez une seconde personne pour vérifier les journaux quotidiennement et signer.
Facteurs de conversion statiques. Les rendements changent avec la pluie et le tri. Actualisez mensuellement et analysez les écarts.
Intrants provenant de « la boutique de Pak Budi ». Votre liste d’approbation des intrants doit être réelle. Conservez les factures. En cas de doute, mettre en quarantaine.
Actions correctives qui ne se ferment jamais. Toute non-conformité nécessite une échéance, une personne responsable et une note de vérification. Pas de signature, pas de clôture.

Ressources et prochaines étapes

Si vous souhaitez voir comment un lot biologique final se trace du producteur au conteneur et comment la paperasserie s’aligne avec la tasse, demandez un lot de dégustation qui inclut nos Grains de café verts Sumatra Arabica Biologique Grade 2. Puis comparez cela à votre SCI actuel et comblez les écarts avant la prochaine récolte. Des questions sur votre flux de processus spécifique ou sur la manière d’aligner les enregistrements avec les COI et NOP Import Certificates d’ici 2026 ? Contactez-nous par e‑mail et nous partagerons les modèles allégés que nous utilisons avec les coopératives indonésiennes. Vous pouvez également parcourir les origines et profils pour planifier votre gamme biologique ici : Voir nos produits.

Une dernière observation. Les certificateurs vont vers des contrôles de traçabilité plus approfondis et davantage de visites inopinées. Les groupes qui pratiquent des rapprochements hebdomadaires et des rappels simulés passent sans encombre. Les groupes qui attendent le mois d’audit se précipitent. Commencez maintenant, gardez-le léger mais réel, et votre SCI deviendra un avantage concurrentiel, non une charge.