Exportation de café indonésien vers le Royaume‑Uni : Guide IPAFFS & Biologique 2025

Une feuille de route pratique et pas à pas pour 2025 concernant le COI organique GB (TRACES NT GB COI), quand IPAFFS s'applique ou non selon le BTOM, les bons codes SH pour le café et ce que Port Health vérifie réellement. Rédigé par l'équipe Indonesia‑Coffee à partir d'expériences réelles d'exportation.

Nous avons fait passer des envois de café biologique vers le Royaume‑Uni, sujets à des retards évitables, à des libérations 100 % à l'heure en 90 jours en utilisant exactement le système ci‑dessous. Si vous importez du café vert ou torréfié indonésien en Grande‑Bretagne en 2025, voici la version à mettre en favori — exploitable, à jour et éprouvée sur le terrain.

Les 3 piliers d'une importation fluide de café au Royaume‑Uni en 2025

Déterminez si IPAFFS s'applique. Ensuite, oubliez‑le si ce n'est pas le cas.
Obtenez votre COI organique GB correct dans TRACES NT, dès la première fois.
Alignez les codes SH et les documents afin que Port Health puisse valider sans une seule demande de précision.

Voici le fait. Sur le papier, le café semble simple. Mais 3 importateurs sur 5 avec lesquels nous travaillons trébuchent sur soit le mauvais code SH, un COI créé trop tard, soit un certificateur que la GB ne reconnaît pas. Corrigez ces points et la plupart des retards disparaissent.

Semaine 1–2 : Cartographiez votre trajectoire (IPAFFS, COI et qui fait quoi)

Les grains de café indonésiens nécessitent‑ils IPAFFS en 2025 ? Non pour le HS 0901 café (vert ou torréfié) sauf si vous importez des plantes à des fins de plantation ou des graines à planter. Le BTOM considère les grains de café crus et torréfiés comme des produits végétaux à faible risque qui ne sont pas déclarables dans IPAFFS. Vous devez néanmoins utiliser des palettes conformes ISPM‑15 et un emballage propre, mais aucune pré‑notification santé des végétaux n'est requise.
Quand IPAFFS est‑il requis ? Si vous vous aventurez dans des végétaux réglementés, des graines pour plantation, ou des catégories HRFNAO. Les coques/peaux de café (HS 0901.90) ne sont généralement pas déclarables non plus, mais vérifiez les listes BTOM actuelles si vous manipulez des sous‑produits.
Biologique ? Alors le Certificat d'Inspection organique GB (COI) dans TRACES NT est obligatoire. Sans un COI GB endossé par Port Health, votre café ne peut pas être commercialisé comme biologique en Grande‑Bretagne. C'est vrai qu'il s'agisse de vrac vert ou de café torréfié prêt pour la vente au détail.

Ce qui est intéressant, c'est combien de personnes confondent les deux systèmes. IPAFFS sert aux notifications SPS. Le COI organique GB est une voie entièrement distincte dans TRACES NT. Si votre envoi concerne des grains de café organiques, vous utiliserez TRACES NT pour le COI, pas IPAFFS.

Conclusion pratique : décidez une fois. Pour les grains de café en 2025, vous ne toucherez presque certainement pas à IPAFFS. Vous utiliserez TRACES NT si vous souhaitez la revendication biologique en GB.

Semaine 3–6 : Construisez le processus de COI GB que Port Health apprécie

Comment obtenir un COI organique GB pour le café dans TRACES NT, étape par étape ?

D'après notre expérience, cette séquence élimine 90 % des demandes de précision :

Vérifiez votre chaîne de certification.
- L'exportateur/transformateur en Indonésie doit être certifié biologique par un organisme de contrôle reconnu par la GB. Control Union, Ecocert, CERES et similaires sont communément acceptés lorsqu'ils figurent sur la liste britannique des « recognised third‑country control bodies ». SNI seul n'autorise pas la revendication biologique en GB.
Configurez les rôles dans TRACES NT.
- L'exportateur (opérateur tiers), l'importateur (opérateur GB) et le premier destinataire (souvent l'entrepôt britannique) doivent tous être enregistrés et visibles dans TRACES NT.
Alignez le code SH et les lignes produits.
- Utilisez le code NC/SH correct et des descriptions produits qui correspondent à votre facture et à votre liste de colisage. Restez ennuyeusement cohérent.
Créez le COI GB (Partie I) avant le départ de l'expédition.
- Saisissez les coordonnées des opérateurs, les codes marchandise, les numéros de lot, la masse nette, les types d'emballage, et les numéros de conteneur/scellés si connus.
- Joignez les documents : facture commerciale, liste de colisage, connaissement/lettre de transport aérien, certificat(s) biologique(s) couvrant exactement les opérateurs et les processus, et tout certificat de transaction si votre organisme de contrôle les utilise.
Demandez au corps de contrôle de l'exportateur de valider le COI dans TRACES NT.
- Le certificateur indonésien ayant émis le certificat biologique valide le COI. Nous avons constaté que les validations interviennent en 24–72 heures si les documents sont propres.
Pré‑alertez votre importateur britannique et Port Health.
- Partagez le numéro du COI GB avec votre déclarant en douane pour inclusion dans la déclaration en douane et envoyez un dossier documentaire propre à Port Health avant l'ETA.
Port Health appose sa validation à l'arrivée (Partie II).
- Contrôle documentaire uniquement pour le café. Ils valident électroniquement dans TRACES NT. Une fois validé, l'envoi peut être commercialisé comme biologique en GB.

À quel moment faut‑il soumettre le COI GB ? Nous recommandons de créer et d'obtenir la validation du certificateur de l'exportateur au moins 3–5 jours ouvrables avant le départ du navire. De nombreux ports britanniques demandent la Partie I du COI au plus tard la veille de l'arrivée. Soumettre le même jour à l'arrivée est la raison principale pour laquelle les validations sont repoussées au jour suivant.

Frais d'agrément ? Ils sont fixés par chaque Port Health Authority. Nous avons constaté des montants entre £40 et £150 par COI en 2024/25, plus des frais supplémentaires s'ils doivent relancer pour corrections. Prévoyez‑les.

Quels documents Port Health vérifie‑t‑il réellement pour un COI café ?

Certificat(s) biologique(s) couvrant chaque opérateur de la chaîne nommé sur le COI.
Facture commerciale et liste de colisage avec descriptions correspondantes et poids nets.
Connaissement/détails de vol. Numéros de conteneur et de scellement pour le fret maritime.
Étiquettes ou spécifications produit si du café torréfié prêt à la vente au détail est inclus.
Tout certificat de transaction requis par votre organisme de contrôle. Si un document indique « Java Ijen » et qu'un autre indique un générique « Indonesia Arabica », attendez‑vous à une demande de précision. Faites correspondre la formulation sur tous les documents.

Semaine 7–12 : Monter en puissance et optimiser (ce que font les importateurs expérimentés)

Standardisez les modèles. Nous conservons un « pack de démarrage COI » avec les noms de produit exacts, les codes SH et les termes d'emballage pré‑approuvés par Port Health.
Verrouillez vos codes SH. Pour le café, l'utilisation du bon sous‑poste 0901 évite des questions inutiles.
Rythme de pré‑alerte. Chaque expédition suit une cadence de 2 emails : COI créé + documents partagés à l'ETD, dossier final propre 48 heures avant l'ETA.
Suivez les temps d'agrément par port. La plupart des nôtres sont réglés le jour même si le COI est validé avant l'arrivée. Si un port agrémente souvent le lendemain matin, nous l'intégrons dans les promesses de livraison.

Les 5 erreurs majeures qui compromettent les envois de café biologique

Mauvais code SH. Café vert enregistré en 0901.90 au lieu de 0901.11/0901.12. Corrigez le code et la moitié de vos maux de tête disparaissent.
Incompatibilité du certificateur. Le certificat organique de l'exportateur est valide, mais l'organisme de contrôle n'est pas sur la liste reconnue par le Royaume‑Uni. Résultat : pas de revendication biologique en GB.
Net vs brut. Le COI TRACES NT exige la masse nette, alors que les factures n'indiquent que le brut. Port Health demandera des précisions. Incluez les deux ; faites apparaître clairement le net.
COI créé après le départ. Techniquement possible, mais les corrections et validations sous pression causent des arrivées sans agrément.
Noms incohérents. « Sumatra Mandheling Grade 1 » sur le COI et « Indonesia Arabica blend » sur la facture. Adoptez une convention de dénomination unique.

Décisions rapides que les importateurs nous posent réellement

Ai‑je besoin d'IPAFFS pour des grains de café verts indonésiens entrant au Royaume‑Uni en 2025 ?

Non. Pour les grains de café HS 0901, la pré‑notification IPAFFS n'est pas requise selon le BTOM en 2025. Les importations biologiques nécessitent néanmoins un COI GB dans TRACES NT.

Les certificats biologiques indonésiens (Control Union, Ecocert) sont‑ils acceptés au Royaume‑Uni ?

Oui, si cet organisme de contrôle figure sur la liste britannique des recognised third‑country control bodies. La seule certification SNI n'accorde pas le statut biologique en GB. Nous vérifions systématiquement le certificateur par rapport à la liste britannique en vigueur avant de réserver de l'espace.

Les grains de café torréfiés nécessitent‑ils des contrôles sanitaire des végétaux ou phytosanitaires ?

Non, pas de certificat phytosanitaire et pas d'IPAFFS pour les grains torréfiés. Utilisez des palettes conformes ISPM‑15 et un emballage propre et vous êtes en règle.

Quel code SH dois‑je utiliser pour le café, et cela affecte‑t‑il IPAFFS ?

0901.11 Café, non torréfié, non décaféiné.
0901.12 Café, non torréfié, décaféiné.
0901.21 Café, torréfié, non décaféiné.
0901.22 Café, torréfié, décaféiné. L'utilisation du sous‑poste correct indique que le produit n'est pas une plante réglementée pour IPAFFS. Cela aide également Port Health à faire correspondre le COI avec votre déclaration en douane.

Combien de temps prend l'agrément du COI GB au port britannique ?

Le jour même si votre COI est validé par l'organisme de contrôle de l'exportateur avant l'arrivée et si votre dossier documentaire est cohérent. En cas de demandes de précision, comptez 1 jour ouvrable. Les arrivées du vendredi peuvent repousser à lundi.

Les grains de café ont‑ils besoin d'un certificat phytosanitaire en 2025 ?

Non pour les grains HS 0901 destinés à la torréfaction ou à la consommation. Les graines pour plantation relèvent d'un régime différent, que nous ne couvrons pas ici.

Que faut‑il acheter et comment étiqueter ?

Si vous exigez la reconnaissance biologique GB, assurez‑vous que le lot et le certificateur respectent les règles GB avant d'imprimer « organic » sur tout carton extérieur. Si vous explorez des profils pour des torréfacteurs britanniques, nos références non biologiques incluent Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans pour des notes d'agrumes vives et Sumatra Mandheling Green Coffee Beans pour des assemblages orientés chocolat. Pour des programmes biologiques, nous pouvons aligner l'approvisionnement sur le certificateur reconnu par votre organisme de contrôle britannique. Notre Sumatra Arabica Organic Grade 2 Green Coffee Beans actuel porte la certification SNI, et nous aiderons à configurer la documentation selon les exigences GB en fonction du certificateur choisi.

Ressources et prochaines étapes

Construisez votre « pack de démarrage COI ». Une page avec le code SH, la description produit fixe, les champs poids net/brut et les pièces jointes standard. C'est la victoire la plus simple.
Vérifiez la liste de vos certificateurs par envoi. Nous la vérifions avant même de chiffrer le fret. Cela évite des jours perdus ensuite.
Si votre scénario n'est pas typique — cargaison mixte retail/vert, transbordements, livraisons fractionnées — faites intervenir un humain tôt. Besoin d'un second regard ? Contactez‑nous sur whatsapp. Nous serons heureux d'examiner votre projet de COI ou votre dossier documentaire.

Et lorsque vous serez prêt à déguster des lots adaptés aux profils britanniques, vous pouvez consulter les origines indonésiennes actuelles ici : Voir nos produits. Nous avons constaté que marier le bon profil en tasse avec un processus COI sans friction est la clé des lancements réussis au Royaume‑Uni. La paperasserie doit soutenir le café, et non l'éclipser.

Rappel pratique final : la réglementation évolue. Les listes de risques BTOM et l'annuaire des organismes de contrôle reconnus sont mis à jour. Considérez ce guide comme votre checklist de travail et vérifiez les directives britanniques en direct avant l'expédition. Si vous faites cela, et que vous maintenez les codes SH et les documents terriblement cohérents, les validations de Port Health deviennent simplement une case de plus cochée sur le parcours de l'Indonésie à votre torréfaction.