Documents LC pour le café indonésien : checklist 2025

Un guide ciblé et éprouvé pour obtenir un certificat phytosanitaire conforme à une LC pour le café vert indonésien en 2025. Rédaction exacte pour la LC, ce que la quarantaine acceptera ou refusera d’imprimer, ePhyto vs papier, numéros de conteneur et de scellé, calendrier d’inspection, et comment éviter les frais de non‑conformité les plus courants.

Si vous exportez ou importez du café vert indonésien sous une lettre de crédit (LC), le certificat phytosanitaire est généralement l’endroit où les choses dérapent. Nous l’avons appris à nos dépens. La plupart des frais de non‑conformité liés aux LC que nous observons ne proviennent pas du connaissement ou de la facture. Ils proviennent d’une seule ligne rédigée sur le certificat phyto.

Voici une liste de contrôle pratique et éprouvée sur le terrain pour 2025 que nous utilisons chez Indonesia‑Coffee lorsque nous expédions tout, des grains de café verts Sumatra Mandheling aux grains de café verts Arabica Bali Kintamani Grade 1 sous le code HS 0901. Elle se concentre uniquement sur le certificat phytosanitaire et sur la manière de le rendre conforme à une LC.

Pourquoi votre LC se joue sur la page phytosanitaire

Les banques contrôlent les documents en apparence. Les agents de quarantaine délivrent des attestations de santé végétale, pas des attestations commerciales. Ces deux mondes ne s’alignent pas toujours. Lorsqu’une LC exige des mentions non‑sanitaires sur le phyto, la Karantina Agricole indonésienne ne les imprimera pas. C’est ainsi que des « expéditions propres » accumulent 150–300 USD de frais de non‑conformité.

Cet écart est évitable. Tout commence par la rédaction de la LC.

La rédaction exacte recommandée pour la LC en 2025

Nous recommandons d’insérer un texte que la banque émettrice et la quarantaine indonésienne acceptent toutes deux. Voici une clause que nous avons testée sur le terrain :

• « Certificat phytosanitaire délivré par l’autorité compétente du pays exportateur indiquant le nom botanique du produit (Coffea arabica et/ou Coffea canephora) et précisant la quantité. Déclaration supplémentaire, le cas échéant, limitée aux exigences de santé végétale du pays importateur. Le numéro de conteneur et le numéro de scellé peuvent figurer sur le certificat phytosanitaire ou sur tout autre document d’expédition. »

Si votre acheteur exige une fumigation, ajoutez :

• « Les détails de tout traitement de désinfestation, s’il a été effectué, peuvent figurer dans le champ ‘Treatment’ du certificat phytosanitaire ou sur un certificat de fumigation séparé. »

Deux éléments non négociables que nous préconisons :

• « Un original acceptable. Copies autorisées. » Si la banque insiste sur deux originaux, modifiez la LC avant l’expédition. L’Indonésie délivre généralement un original et des copies.
• Si vous envisagez d’utiliser ePhyto : « Ce crédit est soumis à eUCP 2.0. Le certificat phytosanitaire peut être présenté comme un enregistrement électronique via l’IPPC ePhyto Hub avec lien de vérification ou code QR. »

Qui délivre le certificat en Indonésie et combien de temps cela prend

La Karantina Agricole d’Indonésie (Badan Karantina Indonesia, Ministère de l’Agriculture) délivre les certificats phyto. Les demandes passent par IQFAST. Pour les grains de café, les inspections ont normalement lieu à l’entrepôt de l’exportateur ou au port.

Ce que nous observons sur les délais en 2025 :

• Réservation de l’inspection : le jour même à 1 jour ouvrable si demandée avant midi.
• Inspection physique : typiquement sous 1–2 jours ouvrables.
• Délivrance du certificat : sous 24 heures après l’inspection et le paiement, sauf mise en attente en laboratoire.
• Mises en attente en laboratoire pour identification d’insectes vivants : ajouter 2–5 jours ouvrables.

Notre règle pratique : réservez 3–5 jours ouvrés avant votre ETD, surtout pendant les pics de récolte.

La quarantaine indiquera‑t‑elle les numéros de conteneur et de scellé sur le phyto ?

Courte réponse. Parfois, mais ne l’imposez pas dans la LC. L’Indonésie utilise le formulaire standard IPPC qui permet les champs « Distinguishing marks » et « Identification of container/seal ». En pratique :

• Numéros de conteneur. Souvent acceptés si le conteneur est rempli et vérifié au moment de l’inspection.
• Numéros de scellé. Plus sensibles. Les agents peuvent les imprimer, mais typiquement seulement s’ils peuvent les vérifier au moment de l’inspection. Si vous changez le scellé ultérieurement, vous devrez réémettre le phyto.

Solution pratique. Autorisez que le conteneur/scellé figure sur le phyto ou « sur tout autre document d’expédition ». La plupart des banques acceptent cela lorsque la LC le stipule. Nous inscrivons généralement le conteneur et le scellé sur la liste de colisage comme filet de sécurité.

ePhyto vs papier sous UCP 600 et eUCP 2.0

Voici l’essentiel. Un ePhyto n’est accepté par les banques que lorsque la LC est émise sous réserve de eUCP 2.0 et autorise explicitement les enregistrements électroniques. Sans cela, vous avez besoin d’un original papier avec signature manuscrite et tampon.

Ce qui est nouveau. Au cours des six derniers mois, nous avons vu davantage de banques accepter l’ePhyto pour le café lorsque la LC fait référence à eUCP 2.0 et inclut un canal de présentation (URL/QR de vérification, référence du hub IPPC, ou adresse e‑mail de la banque pour présentation électronique). Certaines banques préfèrent encore le papier sur certains corridors.

Notre approche. Si la banque de votre acheteur est conservatrice ou si le corridor est nouveau pour eUCP, présentez le document papier. Si les deux parties sont prêtes pour eUCP, l’ePhyto est plus rapide et évite les risques liés au transporteur.

Besoin d’un avis sur la pratique actuelle de votre corridor ? N’hésitez pas à nous contacter sur whatsapp. Nous pouvons vous dire ce que nous avons observé au cours du dernier trimestre sur cette route.

Un certificat de fumigation suffit‑il si la LC demande un phyto ?

Non. Un certificat de fumigation prouve qu’un traitement a été effectué. Un certificat phytosanitaire est une attestation souveraine de santé végétale. Ils ne sont pas interchangeables.

Où s’insère la fumigation. Si le pays importateur exige un traitement spécifique, le phyto indonésien peut l’indiquer dans la case « Treatment ». Sinon, nous présentons un certificat de fumigation séparé. Mais nous ne l’utilisons jamais pour remplacer le phyto lorsque la LC exige explicitement le certificat phytosanitaire.

Les non‑conformités LC les plus courantes que nous observons sur les certificats phytosanitaires

Nous les suivons pour que vous ne les reproduisiez pas :

1. Incohérences dans la rédaction des déclarations supplémentaires. La LC exige des mentions non liées à la santé végétale telles que « exempt de salmonelles » ou « non‑OGM ». La quarantaine ne les imprimera pas. Solution : limiter les déclarations supplémentaires à la santé végétale uniquement. Si un pays exige un texte spécifique relatif à un organisme nuisible, fournissez-nous la phrase exacte issue de la réglementation.

2. Nom botanique erroné. La LC indique « Coffea robusta » alors que le phyto utilise le nom actuel « Coffea canephora ». Solution : rédiger « Coffea arabica et/ou Coffea canephora (Robusta) » dans la LC.

3. Certificat daté après l’expédition. De nombreuses LC exigent que le phyto soit daté au plus tard à la date d’embarquement. Solution : réserver l’inspection avant le calage du conteneur et vérifier la date avant la fermeture du conteneur.

4. Exigence de deux originaux. L’Indonésie délivre généralement un original plus des copies. Solution : amender la LC pour accepter un original ou permettre l’ePhyto sous eUCP 2.0.

5. Conteneur/scellé exigés sur le phyto, mais le scellé a été changé au port. Solution : inscrire « ou tout autre document d’expédition » dans la LC. Indiquer le scellé final sur la liste de colisage.

6. Discordance des quantités. Le phyto indique le poids net en kg. La LC compare avec des unités en sacs ou en livres. Solution : harmoniser les unités ou autoriser une tolérance. Nous faisons en sorte que la quantité sur le phyto corresponde au poids net expédié.

7. Destinataire (consignee) non conforme. Certaines LC exigent que le phyto soit établi à une autre partie. Solution : aligner les instructions de la LC sur la préférence de l’acheteur avant le jour de l’inspection.

8. Mentions commerciales impossibles à imprimer. « Produit biologique » ou « code ICO » sur le phyto. La quarantaine ne les ajoutera pas. Solution : conserver les déclarations commerciales sur la facture ou sur des certificats séparés.

9. Corrections manuscrites. Non autorisées. L’Indonésie réémet un certificat propre. Solution : retourner l’original, demander l’annulation dans IQFAST et réémettre avant la présentation.

Étape par étape : réserver une inspection auprès de la Karantina Agricole pour l’exportation de café

Voici le flux que nous suivons pour le café vert HS 0901 :

1. Vérification préalable de la LC. Confirmer la rédaction acceptable, le nombre d’originaux, le texte des déclarations supplémentaires, eUCP ou papier, et toute exigence de traitement.

2. Demande IQFAST. Soumettre les coordonnées de l’exportateur, HS 0901, nom botanique, quantité, destination et toute déclaration supplémentaire requise par l’ONPV (NPPO) de destination. Joindre des projets de facture/liste de colisage à titre de référence.

3. Planifier l’inspection. Choisir entre entrepôt ou port. Si vous souhaitez que le conteneur et le scellé soient imprimés, planifiez au moment du calage et gardez le conteneur accessible à l’agent.

4. Préparer le lot. Nettoyer les palettes. Marquer le nombre de sacs. Garder des échantillons prêts. Si une fumigation est requise, la réaliser avant l’inspection et avoir le compte rendu du traitement à portée de main.

5. Jour de l’inspection. L’agent recherche des insectes vivants, des contaminations et vérifie les documents. Si tout est en ordre, vous obtiendrez l’autorisation de délivrance.

6. Paiement et délivrance. Payer les frais dans IQFAST. Récupérer l’original papier ou télécharger l’ePhyto si autorisé. Vérifier les champs avant de quitter le bureau.

Conclusion. Alignez votre calendrier pour que la date du phyto ne soit pas postérieure à la date d’embarquement. C’est la non‑conformité la plus facile à éviter.

Réponses rapides aux questions que posent les acheteurs

De combien d’originaux ai‑je besoin et les banques accepteront‑elles des copies ?

L’Indonésie délivre un phyto original. Les LC qui exigent deux originaux posent problème. Nous plaidons pour « un original acceptable » ou l’ePhyto si la LC est soumise à eUCP 2.0. Les banques n’accepteront pas de copies si la LC exige des originaux.

Le phyto doit‑il indiquer le poids net ou les numéros de lot ?

La quantité en kg est la norme. Les numéros de lot sont peu courants et généralement non vérifiés par la quarantaine. Évitez d’exiger des numéros de lot sur le phyto dans votre LC.

Le phyto peut‑il indiquer « exempt d’insectes vivants » comme déclaration supplémentaire ?

Oui, formulé comme une déclaration de santé végétale. Un modèle sûr est : « La cargaison est exempte d’insectes vivants au moment de l’inspection. » Pour des déclarations spécifiques à un organisme nuisible, utilisez la formulation exacte du pays importateur.

Comment corriger des erreurs sur le phyto indonésien ?

Aucune correction manuscrite n’est autorisée. Retournez l’original, demandez l’annulation dans IQFAST et faites une demande de réémission. Vous obtiendrez un nouveau numéro de certificat et une nouvelle date.

Votre checklist 2025 pour un certificat phytosanitaire conforme à la LC

• Inscrire dans la LC : nom botanique « Coffea arabica et/ou Coffea canephora (Robusta). » Autoriser que le conteneur/scellé figure sur le phyto ou sur un autre document.
• Limiter strictement les déclarations supplémentaires à la santé végétale. Si un pays exige une formulation précise, fournissez la phrase exacte.
• Choisir tôt entre papier et ePhyto. Si ePhyto, soumettre la LC à eUCP 2.0 et autoriser les enregistrements électroniques.
• Demander « un original acceptable. »
• Réserver l’inspection 3–5 jours ouvrés avant l’ETD. Si vous avez besoin que conteneur/scellé figurent sur le phyto, planifiez au moment du calage et évitez de changer le scellé ensuite.
• Vérifier la date, la quantité et les noms avant de quitter le bureau de quarantaine. Réémettre immédiatement si quelque chose ne va pas.

D’après notre expérience, suivre cette checklist réduit de 80 % le risque de non‑conformités documentaires LC sur le phyto café. Et cela vous permet de vous concentrer sur la partie agréable : comme la dégustation de votre premier lot de Blue Batak Green Coffee Beans à l’arrivée.

Besoin d’aide pour adapter la déclaration supplémentaire au règlement de votre destination ou pour déterminer si votre banque acceptera l’ePhyto sur votre corridor ? Appelez‑nous et nous passerons en revue votre LC ligne par ligne avant que vous ne réserviez l’inspection. Si vous êtes encore en train de choisir des origines, vous pouvez aussi voir nos produits et nous associerons le bon lot au bon dossier.