Licence d’exportation de café indonésien : Guide complet 2025

Un guide pratique pour réussir l’inspection et obtenir le certificat phytosanitaire indonésien pour les grains de café vert via IQFAST en 3–7 jours. Étapes exactes, documents, délais, frais, préparation à l’inspection et options de traitement en cas de nuisibles.

Si vous exportez du café vert indonésien en 2025, le document qui peut bloquer votre conteneur à la dernière minute est le certificat phytosanitaire. Nous avons aidé des dizaines d’acheteurs et de torréfacteurs à lever cet obstacle rapidement. Voici le processus exact, éprouvé sur le terrain, que nous utilisons pour obtenir un e-phyto IQFAST en 3–7 jours sans complications.

Pourquoi ce guide se concentre sur le phytosanitaire (et non sur les licences générales)

L’autorité phytosanitaire nationale d’Indonésie, désormais Badan Karantina Indonesia (souvent encore appelée Barantan), contrôle la délivrance des certificats phytosanitaires pour les produits végétaux. Pour le café, le phyto est ce que cherchent les inspecteurs à l’importation à l’étranger pour confirmer l’absence d’organismes de quarantaine et la conformité aux exigences de traitement éventuelles. Nous ne couvrons pas la NIB/OSS, le SKA/FTA, l’ICO, le PEB ou le fret. Il s’agit d’un mode d’emploi pour réussir l’inspection des grains de café vert.

Les grains de café vert d’Indonésie nécessitent-ils un certificat phytosanitaire ?

Réponse courte. Souvent oui, parfois non. Cela dépend de la destination. De nombreux marchés asiatiques, moyen-orientaux et africains exigent un phyto pour des envois HS 0901.11/0901.12. Certaines destinations ne l’imposent pas mais les acheteurs le demandent néanmoins pour éviter des blocages lors des transbordements. Le café torréfié et moulu est généralement exempté, mais quelques acheteurs exigent toujours un certificat phytosanitaire. Confirmez toujours les règles en vigueur du pays importateur et les procédures opérationnelles standard (SOP) de votre acheteur avant de réserver l’espace.

Conclusion pratique. En cas de doute, faites la demande. Un e-phyto délivré ne nuit rarement et prévient souvent des retards.

Ce dont vous avez besoin avant d’ouvrir IQFAST

D’après notre expérience, ce sont les documents qui font généralement avancer les approbations :

• Facture commerciale et liste de colisage avec le code HS 0901.11 (non torréfié, non décaféiné) ou 0901.12 (non torréfié, décaféiné).
• Contrat ou bon de commande identifiant l’importateur et le pays de destination.
• Détails par lot. Sacs par lot, poids nets, districts d’origine (par ex. Aceh Gayo, Mandheling, Bali Kintamani), méthode de traitement.
• Adresse de l’entrepôt et port d’embarquement prévu. Exemples : Tanjung Priok, Tanjung Perak, Belawan, Makassar.
• Toute exigence du pays importateur. Texte de la Déclaration Additionnelle (DA) si demandé, traitements acceptés, ou preuve de fumigation avant expédition.
• Palettes conformes ISPM-15 si vous utilisez des emballages en bois.
• Pour la création de compte IQFAST : données de l’entreprise correspondant à votre enregistrement légal et informations fiscales. Nous n’aborderons pas l’OSS ici, mais l’enregistrement IQFAST utilise ces identifiants.

Conseil d’initié. Si votre acheteur exige une formulation précise de la DA, telle que « Free from live insects » ou « Free from Hypothenemus hampei », obtenez cette formulation par écrit avant de planifier l’inspection.

Flux de travail en 7 étapes pour un e-phyto IQFAST (3–7 jours)

1. Confirmez la réglementation de la destination. Consultez le portail de l’autorité importatrice ou demandez à votre transitaire de citer le règlement exigeant un phyto et toute DA. Nous demandons aussi des envois de la saison précédente qui ont été acceptés sans problème comme référence.
2. Enregistrez-vous ou connectez-vous à IQFAST. Sélectionnez produits végétaux. Choisissez le HS 0901 et la description exacte du produit.
3. Créez une demande d’inspection. Indiquez l’exportateur, l’importateur, l’entrepôt, le port, la quantité, le nombre de sacs et les identifiants de lot. Téléversez facture, liste de colisage et bon de commande. Saisissez le texte de la DA si nécessaire.
4. Choisissez le lieu et l’heure de l’inspection. Les contrôles en entrepôt sont plus rapides et vous permettent de corriger les non-conformités immédiatement. Les inspections au port fonctionnent, mais les créneaux à Tanjung Priok se remplissent rapidement 24–48 heures avant la date limite.
5. Réglez les frais PNBP. IQFAST génère un code de facturation. Payez via SIMPONI/compte virtuel. Dépense typique pour des envois de café : IDR 150,000–500,000 pour l’inspection et la délivrance du certificat. Ajoutez les frais de laboratoire/analyses si un prélèvement est requis.
6. Accueillez l’inspection. Les inspecteurs vérifient l’identité, la propreté, l’absence d’insectes vivants et de champignons, la conformité de l’emballage/palette et les totaux de poids. Ils peuvent prélever des échantillons. Si un traitement est requis, ils vous demanderont de l’effectuer et de téléverser le certificat de traitement.
7. Recevez l’e-phyto. Après approbation, Barantan délivre l’e-phyto. Pour de nombreuses destinations, IQFAST le transmet via l’ePhyto Hub de l’IPPC. Nous imprimons toujours le PDF avec code QR pour le dossier documentaire car certains transitaires préfèrent le papier.

Délai observé en pratique. Si vous réservez une inspection en entrepôt le matin et payez les frais rapidement, la délivrance en 1–3 jours ouvrés est courante. Ajoutez 1–4 jours si une fumigation ou une analyse de laboratoire est nécessaire. Prévoyez 3–7 jours au total.

Combien de temps prend l’inspection phytosanitaire pour les exportations de café ?

La visite elle-même dure généralement 30–90 minutes selon le nombre de lots et la prise d’échantillons. Le goulot d’étranglement est la planification et tout traitement requis. À Tanjung Priok, des créneaux la même semaine sont habituels si vous réservez tôt. Pendant les pics de récolte, demandez 2–3 jours à l’avance.

Documents requis pour le phyto café en Indonésie

• Facture, liste de colisage et bon de commande.
• Code HS 0901.11 ou 0901.12 indiqué sur la facture.
• Plan de lots et liste des sacs par lot.
• Adresse de l’entrepôt et port d’embarquement.
• Certificats de traitement éventuels (si pré-fumigé) et marques ISPM-15 sur les palettes.
• Texte de la Déclaration Additionnelle si votre acheteur l’exige.

Atouts. Fiches QC internes et résultats d’humidité. Nous maintenons l’humidité à ≤12.5% pour éviter les questions liées à la moisissure.

Barantan peut‑il délivrer un e-phyto sans inspection d’entrepôt ou de port ?

Non. La vérification physique de la cargaison est la règle. Les seules exceptions observées sont des corrections administratives ou des rééditions pour des erreurs de saisie sur un lot déjà inspecté. Considérez qu’une inspection est requise.

Si les inspecteurs trouvent des insectes vivants, quels traitements sont acceptés ?

Cela dépend de la destination et de la politique par produit, mais nous voyons régulièrement ces options acceptées pour les grains de café vert :

• Fumigation au phosphine par un prestataire agréé sous la supervision de Barantan. Vous recevrez un certificat de traitement de quarantaine à téléverser sur IQFAST.
• Traitement thermique lorsque spécifié par le NPPO de destination. Prudence : la chaleur peut altérer le profil de tasse. Nous l’évitons sauf si c’est requis.
• Irradiation. Acceptée par certains marchés pour la désinfestation, mais peu courante pour le café.

Qu’en est‑il du bromure de méthyle ? De nombreux marchés restreignent son usage. N’utilisez-le que si le NPPO de destination l’autorise expressément et si votre acheteur est d’accord. Clarifiez toujours la méthode de traitement avant de procéder.

Exemples de Déclarations Additionnelles que vous pouvez adapter

Utilisez la formulation exigée par la destination. Exemples que nous avons vus pour les grains de café :

• « The consignment was inspected and found free from live insects. »
• « The consignment was inspected and found free from quarantine pests, including coffee berry borer (Hypothenemus hampei). » N’improvisez jamais. Demandez à votre acheteur ou à votre transitaire la clause exacte acceptée par leur NPPO.

Validité et envoi de l’e-phyto au NPPO de destination

Les certificats phytosanitaires sont spécifiques à la cargaison. De nombreux pays exigent que l’inspection et la délivrance aient lieu dans les 14 jours précédant l’expédition. IQFAST peut transmettre les données de l’e-phyto via l’ePhyto Hub de l’IPPC aux NPPO participants, y compris le système APHIS des États‑Unis. Nous transmettons toujours la copie PDF avec code QR au transitaire car cela accélère le dédouanement.

Raisons courantes de rejet et comment les éviter

• Insectes vivants détectés. Tamisez et aspirez en amont, gardez les sols impeccables et chargez rapidement après nettoyage. Évitez de stocker à proximité d’épices ou d’aliments secs attirant les nuisibles.
• Incohérence dans les quantités ou le code HS. Assurez‑vous que la facture, la liste de colisage et les saisies IQFAST correspondent aux comptes de sacs et aux poids.
• Texte de la DA incorrect ou manquant. Obtenez la clause par écrit avant l’inspection.
• Problèmes ISPM-15 sur les palettes. N’utilisez que des palettes estampillées. Pas d’écorce ni de réparations non marquées.
• Humidité ou moisissure. Maintenez l’humidité ≤12.5% et utilisez des toiles de jute sèches. Les liners GrainPro aident dans les entrepôts humides.

D’après notre expérience, trois retards sur cinq proviennent d’incohérences documentaires plutôt que de la présence de nuisibles. Une pré‑vérification de 10 minutes économise des jours.

Le café torréfié ou moulu nécessite‑t‑il un certificat phytosanitaire d’Indonésie ?

Généralement non. La plupart des NPPO n’exigent pas de certificat phytosanitaire pour le café torréfié ou moulu. Mais si votre acheteur en demande un pour ses contrôles internes, Barantan peut inspecter le produit conditionné. Confirmez d’abord. Cela vaut rarement la peine sauf si c’est demandé.

Liste de préparation à l’inspection que nous utilisons réellement

• Entrepôt propre et balayé, palettes surélevées et allées dégagées.
• Sacs étiquetés avec identifiant de lot, origine et poids net. Sacs accessibles au hasard pour prélèvements.
• Palettes ISPM-15. Pas de moisissure visible sur la jute. Liner(s) intact(s).
• Pièges à rongeurs et insectes en place et consignés.
• Humidimètre et dernières mesures d’humidité disponibles.
• Imprimés : facture, liste de colisage, bon de commande et texte DA demandé.

Si vous voulez prendre de l’avance, expédiez des lots déjà homogènes et propres. Nos Grains de café vert Arabica Bali Kintamani Grade 1 et Grains de café vert Blue Batak sont triés strictement et contrôlés en humidité, ce qui facilite l’inspection.

Frais et modalités de paiement du PNBP pour le phyto Indonésie

• IQFAST émet un code de facturation après que vous avez soumis la demande d’inspection.
• Payez le PNBP via SIMPONI ou le compte virtuel indiqué dans IQFAST.
• Fourchette typique pour le café : IDR 150,000–500,000 pour l’inspection et le certificat. Ajoutez traitement et prélèvement en laboratoire si nécessaire. Les coûts varient selon le port et le niveau de service.
• Conservez la preuve de paiement. Cela accélère la délivrance du certificat.

Planification dans les ports chargés comme Tanjung Priok

L’inspection en entrepôt est plus rapide. Si vous devez passer par le port, demandez un créneau 24–72 heures avant votre cutoff de CY. Les créneaux de l’après‑midi se remplissent d’abord. Les créneaux matinaux vous laissent une marge le jour même en cas de retouches.

Conclusions finales

• Confirmez les règles de destination et le texte de la DA avant de postuler. Ensuite, tout s’enchaîne.
• Réservez une inspection en entrepôt, payez le PNBP immédiatement et préparez un lot propre et accessible. La plupart des certificats e-phyto sont délivrés en 1–3 jours ouvrés après l’inspection.
• Si des nuisibles sont trouvés, la fumigation au phosphine par un prestataire agréé est l’option la plus rapide et la moins impactante pour le café en Indonésie.

Besoin d’aide pour votre situation spécifique ou d’une demande IQFAST urgente ? Vous pouvez Nous contacter sur whatsapp. Si vous évaluez encore les origines, vous pouvez aussi Consulter nos produits pour des lots propres et préparés de manière cohérente qui facilitent l’inspection.