Un flux de travail étape par étape de 15 minutes pour vérifier la revendication 4C de tout fournisseur indonésien en 2025. Où vérifier les licences, comment lire les certificats, ce qui doit figurer sur votre facture, et le script e‑mail exact que nous utilisons pour demander la preuve.
Nous avons empêché plus d'un acheteur de virer une somme à cinq chiffres au mauvais fournisseur parce qu'un « certificat 4C » avait l'air correct à première vue. La dernière intervention a permis d'éviter une correction de 10 247 $ en repérant une Chaîne de Custodie (CoC) expirée. Voici le flux de travail exact de 15 minutes que notre équipe Indonesia‑Coffee utilise pour vérifier une revendication 4C en Indonésie, ainsi que les pièges courants que nous observons encore en 2025.
Les 3 piliers d'une vérification 4C rapide
-
Connaître les deux documents que vous devez voir. Un Certificat Producteur 4C couvre les fermes ou unités de production. Une licence Chaîne de Custodie (CoC) 4C couvre les négociants, transformateurs et exportateurs qui prennent en charge le café en aval. Si vous achetez auprès d'un exportateur, vous devez voir sa CoC valide. Le certificat d'une ferme seul n'autorise pas un négociant à vendre comme 4C.
-
Utiliser le registre public 4C. N'acceptez pas de captures d'écran. Confirmez toujours les nom juridiques, numéros de licence, périmètre et validité dans la base de données officielle. Commencez votre contrôle de certification 4C là‑bas et faites en sorte que tout le reste se réconcilie avec cette source.
-
Relier les revendications aux documents. La facture et le contrat doivent porter la formulation exacte de la revendication 4C, le numéro de licence CoC ou l'ID d'Unité du fournisseur, et un lot ou un identifiant de contrat que vous pourrez auditer ultérieurement. Pas de trace écrite claire, pas de revendication.
Conclusion pratique : N'allez jamais plus loin tant que l'entité juridique exacte de l'exportateur n'apparaît pas comme CoC valide dans le registre et que la facture ne comporte pas les identifiants corrects.
Minute 1–3 : Préparez votre demande et les données de référence
Demandez au fournisseur trois éléments dans un seul e‑mail. Nous utilisons ce court script et il obtient des résultats.
Objet : Demande de vérification 4C – [Votre entreprise] x [Fournisseur]
« Bonjour [Nom],
Avant de poursuivre, merci de partager :
- Une copie de votre licence ou certificat 4C Chaîne de Custodie actuel. Inclure le numéro de licence, l'ID d'Unité et la date d'expiration.
- Le Certificat Producteur 4C de la ferme/groupe fournissant ce lot, si applicable. Inclure le périmètre et la validité.
- La facture brouillon ou pro forma avec la déclaration de revendication 4C, votre numéro de licence 4C, et l'ID du lot/contrat.
Si disponible, veuillez également indiquer le nom de l'organisme de certification et fournir un lien vers votre fiche dans le registre public 4C.
Merci, [Votre nom] »
Pendant que vous attendez, préparez deux contrôles :
- Alignement du nom juridique. Faites correspondre le nom de l'entreprise figurant sur le certificat avec le titulaire du compte bancaire du vendeur et le nom sur la licence d'exportation.
- Lien de lot. Notez le numéro de lot ou de contrat que vous devrez retrouver sur la facture, le bordereau d'emballage et plus tard sur le connaissement.
Minute 4–8 : Recherchez dans le registre public 4C
Ouvrez la base de données officielle et recherchez par nom d'entreprise ou pays. Les points d'entrée actuels pour les informations publiques 4C se trouvent sur le site 4C Services : la base de données des entreprises certifiées et les indications d'étiquetage. Commencez ici : 4C Certified Companies et 4C Labeling and Claims.
Ce qu'il faut vérifier dans le registre :
- Statut. Valide, expiré ou suspendu. S'il est expiré ou suspendu, le fournisseur ne peut pas faire de revendication 4C. Point final.
- Type de licence. Producteur vs Chaîne de Custodie. Les exportateurs doivent apparaître sous CoC. Si seule une unité productrice est listée, le négociant a toujours besoin de sa propre CoC.
- Entité juridique et adresse. Doivent correspondre à votre partie contractante.
- Numéro de licence et/ou ID d'Unité. Notez le format exact affiché.
- Organisme de certification. Relevez‑le pour des contrôles croisés ultérieurs.
- Dates de validité. La plupart des certificats 4C sont valables 12 mois avec audits annuels. Confirmez que la date d'expiration couvre votre période d'expédition.
Changement récent utile en 2025. Les pages 4C précisent mieux quels acteurs sont en CoC versus producteurs, et de nombreuses fiches indiquent le périmètre ou la région. Utilisez cette clarté pour contester les discordances dès le départ.
Conclusion pratique : Si le nom juridique ou le type de licence ne correspond pas à votre vendeur, arrêtez‑vous. Demandez au fournisseur d'expliquer l'écart avant de continuer.
Minute 9–11 : Validez la Chaîne de Custodie et les mentions sur la facture
Voici l'essentiel. La plupart des cas d'échec que nous détectons ne concernent pas les fermes. Ils concernent des négociants faisant des revendications sans CoC valide ou des éléments de revendication manquants sur la facture.
Ce qui doit figurer sur une revendication 4C sur la facture :
- La revendication exacte, typiquement « café conforme 4C » ou selon la politique d'étiquetage 4C.
- Le numéro de licence 4C CoC du fournisseur ou l'ID d'Unité.
- La référence au numéro de lot ou de contrat qui se reliera aux documents d'expédition.
- Quantité et description du produit cohérentes avec l'équilibre massique (mass balance).
- Nom de l'entreprise et adresse correspondant au registre.
Souhaitable mais puissant :
- Une copie du certificat CoC actuel jointe à la facture.
- Une déclaration confirmant que la revendication a été enregistrée dans les registres de traçabilité 4C du fournisseur et est disponible pour audit.
Est‑ce que 4C délivre des certificats de transaction ? Non. Contrairement à Rainforest Alliance, 4C n'émet pas de certificats de transaction par expédition. La vérification repose sur une certification valide, l'équilibre massique et des revendications exactes conformes aux règles d'étiquetage 4C. Certains organismes de certification fournissent des attestations sur demande, mais ce ne sont pas des « TC » standard.
Conclusion pratique : Considérez la mention sur la facture comme un document vérifiable. Si le vendeur refuse d'inclure son numéro de licence 4C sur la facture, vous n'avez pas de revendication conforme.
Minute 12–15 : Contrôles croisés et signaux d'alerte
Deux contrôles rapides rapportent gros :
- Vérification de la cohérence des volumes. Comparez le volume inscrit sur votre facture avec la production plausible de l'unité productrice et l'historique récent d'expédition de l'exportateur. Si les chiffres semblent impossibles, ils le sont généralement.
- Alignement des documents. Le nom de l'entreprise et l'adresse doivent correspondre sur le certificat, le contrat, la pro forma, la facture, le bordereau d'emballage et le connaissement.
Signaux d'alerte courants pour un certificat 4C faux ou inutilisable en Indonésie :
- Libellé « membre » ou « enregistré » au lieu de « certifié ». L'adhésion n'est pas une certification.
- Le PDF semble modifié. Les polices et l'alignement changent autour du numéro de licence ou les dates sont déréglées.
- Logos ou politiques obsolètes de plusieurs années sans page de licence actuelle.
- Discordance du nom juridique entre le certificat et le compte bancaire. Des entités coquilles apparaissent ici.
- Seul un certificat producteur est présenté. Pas de CoC pour le négociant ou l'exportateur.
- Les dates du certificat ne couvrent pas la période d'expédition, ou le statut apparaît comme expiré dans le registre.
- Le vendeur refuse de partager l'ID d'Unité ou un lien direct vers le registre public 4C.
Si vous avez besoin d'un second avis sur un cas délicat ou d'aide pour structurer un plan d'approvisionnement conforme 4C, vous pouvez Contact us on whatsapp. Nous serons heureux de procéder à une vérification en direct et de contrôler la cohérence des documents.
Réponses rapides aux questions que nous recevons le plus
Comment vérifier si un exportateur de café indonésien est véritablement certifié 4C ?
Recherchez‑le dans le registre public 4C et confirmez qu'il détient une licence Chaîne de Custodie valide sous le nom juridique exact qui figurera sur votre facture. Puis réconciliez le numéro de licence, les dates et les coordonnées de l'entreprise sur la facture et le contrat.
Où puis‑je consulter un certificat ou un numéro de licence 4C ?
Utilisez la base de données officielle 4C. Commencez ici : 4C Certified Companies. Recherchez par nom ou pays et faites correspondre le numéro de licence ou l'ID d'Unité au document envoyé par le fournisseur. C'est votre recherche de licence 4C et votre vérification dans le registre public 4C en une étape.
Que doit contenir une mention 4C sur la facture ?
Au minimum : la formulation de la revendication 4C, le numéro de licence CoC 4C du fournisseur ou l'ID d'Unité, et une référence de lot ou de contrat. Nous recommandons aussi d'indiquer le nom de l'organisme de certification et la date d'expiration du certificat en en‑tête ou en pied de page.
Le certificat 4C d'une ferme suffit‑il pour qu'un négociant vende du café comme 4C ?
Non. Le certificat Producteur de la ferme couvre la production. Tout négociant, moulin ou exportateur faisant une revendication 4C doit posséder sa propre licence Chaîne de Custodie valide. C'est ainsi que 4C assure la traçabilité et l'équilibre massique dans la chaîne d'approvisionnement.
Quelle est la durée de validité d'un certificat 4C et comment confirmer l'expiration ?
Généralement 12 mois avec un audit annuel. Confirmez les dates Valide Depuis et Valide Jusqu dans le registre public et sur le PDF. La date d'expédition doit être comprise dans la période de validité.
4C délivre‑t‑elle des certificats de transaction comme Rainforest Alliance ?
Non. 4C s'appuie sur une certification valide, des registres d'équilibre massique et des mentions correctes sur la facture conformément à sa politique d'étiquetage. Certains acheteurs demandent des attestations ponctuelles aux organismes de certification, mais ce ne sont pas des certificats de transaction officiels 4C.
Quels sont les signes courants qu'un certificat 4C peut être faux ?
Modifications PDF autour des dates ou des numéros de licence. Noms qui ne correspondent pas aux entrées du registre. Mention « membre » au lieu de « certifié ». Fiches expirées. Et refus de fournir un lien direct vers l'entrée 4C.
Quand ce conseil s'applique, et quand il ne s'applique pas
Ce flux de travail est conçu pour les transactions de café vert indonésien où une revendication 4C apparaît sur un contrat ou une facture. Si vous achetez du café au comptant déjà débarqué, demandez à l'importateur la même chaîne de preuves et vérifiez sa CoC à la place. Si vous vous approvisionnez en café non‑4C ou conventionnel, vous pouvez ignorer le registre, mais les contrôles d'alignement des documents aident toujours à détecter les fraudes élémentaires.
Mise en pratique sur des lots indonésiens réels
Nous aidons fréquemment les acheteurs à valider des revendications tout en construisant des programmes d'origine à Sumatra, Java et Bali. Si vous planifiez des approvisionnements conformes 4C autour de profils comme Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, Arabica Java Ijen Grade 1 Green Coffee Beans, ou Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans, nous pouvons vous aligner sur les volumes certifiés disponibles ou proposer des alternatives traçables avec un profil de tasse similaire. Notre expérience montre que cette étape d'appariement, réalisée en amont, permet d'économiser deux à trois semaines d'échanges ultérieurs.
La réalité est que la diligence 4C n'a pas besoin de prendre des jours. Avec le lien du registre, la formulation correcte sur la facture et une Chaîne de Custodie propre, vous pouvez vérifier la revendication 4C d'un fournisseur en moins de 15 minutes et avancer plus rapidement sur la qualité et la logistique. Et si quelque chose vous paraît suspect, marquez une pause. Une vérification rapide maintenant coûte moins cher qu'une réclamation qualité ou un coût de re‑étiquetage plus tard.