COI biologique UE pour le café indonésien dans TRACES : Guide 2025

Un guide pratique, champ par champ, pour compléter la Partie I du Certificat d’Inspection Biologique (COI) de l’UE dans TRACES NT pour les grains de café verts indonésiens. Réponses claires sur les codes HS, les rôles, les délais, les erreurs courantes et la marche à suivre lorsque les plans changent — pour que votre envoi franchisse les contrôles biologiques de l’UE sans retard en 2025.

Si vous expédiez du café vert indonésien biologique vers l’UE, vous le savez déjà : le COI dans TRACES NT est l’endroit où de nombreuses opérations stagnent. Nous avons vu des envois bloqués pendant des jours à cause d’un mauvais clic dans la Partie I ou d’un lien manquant vers le certificat biologique de l’exportateur. Dans ce guide 2025, nous vous indiquons les choix de champs, codes et correctifs exacts que nous utilisons afin que votre café franchisse le contrôle biologique de l’UE sans accroc.

La promesse : un COI propre à chaque fois

Nous sommes passés d’un appui incohérent à des approbations en première passe quasi-100 % en nous concentrant sur trois éléments : le mappage HS/produit correct, des liaisons d’opérateurs propres et une documentation prévisible. Ce n’est pas de la magie. Ce sont des opérations reproductibles.

Les 3 piliers d’une approbation rapide et propre du COI

Obtenez la taxonomie correcte.

Catégorie de produit. Choisissez A. Produits végétaux non transformés. Les grains de café verts sont des produits végétaux non transformés aux fins du biologique UE.
Code HS/CN. Pour les grains de café verts, sélectionnez HS 0901. Dans de nombreux États membres, vous préciserez au CN 8 chiffres 09011100 ou 09011190 (café non torréfié, non décaféiné). Si TRACES demande le code CN et que vous ignorez lequel votre transitaire en douane utilisera, alignez-vous sur l’instruction douanière de l’importateur. Un mauvais HS est une raison fréquente de demandes de clarification.
Description du produit. Utilisez « Grains de café verts, origine Indonésie, Arabica/Robusta, année de récolte, grade. » Exemple : « Grains de café verts, Arabica, Sumatra, Biologique Grade 2, récolte 2024/25. »

Verrouillez les liaisons d’opérateurs avant de rédiger.

Exportateur en Indonésie. Doit être enregistré dans TRACES NT et lié par son organisme de contrôle avec le périmètre correct : commerce/export de la catégorie de produit A, café.
Importateur dans l’UE. Doit être un opérateur biologique enregistré dans son État membre et apparaître dans TRACES NT.
Premier destinataire. Doit également être un opérateur biologique de l’UE. S’il s’agit d’un entrepôt sous douane qui recevra physiquement les marchandises, il doit être certifié biologique en tant que « premier destinataire/stockage » auprès de l’organisme de contrôle de son État membre.

Joignez ce que l’organisme de contrôle utilise réellement pour endosser.

Facture commerciale finale et liste de colisage (avec identifiants de lots et nombre de sacs par lot).
Connaissement provisoire ou confirmation de réservation avec navire/voyage et ETD/ETA.
PDF du certificat biologique de l’exportateur montrant clairement la catégorie de produit A et le café dans le périmètre, valide à la date d’expédition.
Pour les lots ICS/multi-exploitations, la liste de traçabilité liant les exploitations aux identifiants de lot d’exportation. Nous ajoutons les résumés d’humidité et de défauts par lot lorsqu’ils sont disponibles. Cela accélère l’endossement.

Conclusion. Si vous ne changez qu’une chose cette année, alignez le HS/CN avec l’équipe douanière de l’importateur et préchargez les documents avant de cliquer sur « Envoyer pour endossement ». Cela économise des jours.

Semaine 1–2 : Validation et configuration à ne pas négliger

Voici le fait. La plupart des erreurs « Aucun certificat biologique valide trouvé » se ramènent à la configuration.

Assurez-vous que le profil de votre exportateur indonésien est lié au bon organisme de contrôle dans TRACES NT. Demandez à votre organisme de contrôle de vous ajouter ou de vous mettre à jour et de cocher la catégorie de produit A. Si vous avez changé d’adresse ou d’entité juridique cette année, votre liaison peut se rompre silencieusement.
Confirmez l’autorité/organisme de contrôle choisi par l’importateur au point d’entrée. Aux Pays-Bas, il s’agit généralement de SKAL. Dans d’autres pays, il s’agit souvent de l’organisme de contrôle de l’importateur. Ne devinez pas. L’importateur doit vous indiquer quoi sélectionner dans la Case 11.
Calendrier. Votre organisme de contrôle doit endosser le COI avant le départ de la cargaison d’Indonésie. En pratique, nous visons l’endossement 2–3 jours ouvrés avant l’ETD. Certains OC en Indonésie ont besoin de 24–72 heures selon le volume.

Besoin d’aide pour diagnostiquer une erreur de configuration persistante ou un problème de liaison ? Partagez une capture d’écran anonymisée et nous vous guiderons. Si c’est urgent, Contactez-nous sur WhatsApp.

Semaine 3–6 : Rédiger la Partie I du COI dans TRACES NT (champ par champ)

La Partie I relève de vous ou de votre transitaire. La Partie II est l’endossement de l’organisme de contrôle indonésien. La Partie III est vérifiée à l’entrée dans l’UE.

Case 1 Organisme émetteur. Choisissez votre organisme de contrôle indonésien depuis la liste TRACES. C’est l’organisme qui endossera la Partie II.
Case 2 Exportateur. Votre entité exportatrice indonésienne telle qu’elle figure sur le certificat biologique et dans TRACES.
Case 3 Premier destinataire. L’opérateur de l’UE qui reçoit physiquement les marchandises. Pour les entrepôts sous douane, indiquez l’opérateur de l’entrepôt s’il prend possession. Ils doivent être certifiés biologiques.
Case 4 Importateur. L’entreprise de l’UE responsable de l’importation en douane. Souvent différente du premier destinataire. Confirmez avec votre acheteur.
Case 5 Pays d’origine. Indonésie.
Case 6 Pays d’exportation. Indonésie.
Case 7 Pays de destination. L’État membre de l’UE où s’effectue le dédouanement ou le premier déchargement.
Case 8 Moyen de transport. Sélectionnez transport maritime et saisissez le nom du navire et le voyage si disponibles. Si encore TBA, notez la référence de réservation et mettez à jour une fois en possession du connaissement.
Case 9 Date d’arrivée estimée. ETA au port de l’UE. Mettez à jour si le calendrier change.
Case 10 Poids brut/net. Le net est le poids du produit hors sacs et palettes. Le brut inclut l’emballage, les palettes et les cales. Si vous incluez le poids des palettes dans le net, attendez-vous à des demandes de clarification. Nous ajoutons une note dans « Documents » clarifiant la tare par sac lorsqu’il y a une ambiguïté.
Case 11 Autorité/organisme de contrôle au point d’entrée et point d’entrée. Demandez à l’importateur quoi sélectionner. Dans les États membres avec une autorité unique (ex. SKAL aux NL) c’est simple. Sinon, il s’agit généralement de l’organisme de contrôle de l’importateur. Pour le point d’entrée, choisissez le bureau de douane/port où la cargaison entre dans l’UE.
Case 12 Documents. Téléversez la facture, la liste de colisage, la réservation ou le connaissement provisoire, le certificat biologique de l’exportateur et la liste ICS des lots si applicable.
Case 13 Description des produits. Catégorie de produit. A. Produits végétaux non transformés. HS/CN. 0901, et lorsque requis 09011100 ou 09011190. Description. « Grains de café verts, Arabica, Sumatra, Biologique Grade 2, récolte 24/25. » Conditionnement. « Sacs en jute, 60 kg net, 320 sacs. » Identifiants de lots. Inclure les numéros de lots internes par ligne. Si vous mélangez plusieurs grades ou régions, créez des lignes séparées. Exemple : ligne 1 « Arabica Blue Batak », ligne 2 « Arabica Gayo », toutes deux sous catégorie A et HS 0901.

Exemple. Expédition d’un FCL de 19.2 MT de nos Grains de café verts Sumatra Arabica Biologique Grade 2. Nous listons 320 sacs en jute de 60 kg. Net 19,200 kg. Brut 19,680 kg si chaque sac a une tare de 1,5 kg plus les palettes. Catégorie de produit A, HS 09011100. La description indique les numéros de lot ICS et l’année de récolte.

Conseil pratique. Si vous prévoyez de scinder le conteneur en deux entrepôts UE, utilisez le premier destinataire final qui recevra les marchandises à l’entrée. Si un transfert ultérieur a lieu après le dédouanement, il est traité dans le système biologique de l’importateur, pas dans le COI.

Semaine 7–12 : Industrialiser le processus sans surprises

Modèles. Nous utilisons une « fiche de données COI » d’une page par envoi avec l’organisme de contrôle de l’importateur, le point d’entrée, le code CN, les hypothèses de tare et les coordonnées du destinataire. Transmettez-la à votre transitaire et à l’acheteur. Moins d’échanges par e-mail, moins de modifications de dernière minute.
Contrôle de version. Tout changement de navire, d’ETA ou de port d’entrée déclenche une « demande de modification » dans TRACES. Faites-le avant le départ si possible. Après le départ, vous aurez besoin que l’autorité de contrôle du nouveau point d’entrée accepte le changement. Plus tôt vous signalez la modification, mieux c’est.
Préavis à l’importateur. Envoyez le numéro de projet de la Partie I et un PDF de la Partie I. De nombreux importateurs établissent des contrôles internes autour de cela. Cela signale du professionnalisme et évite les délais inutiles à la frontière.

Questions spécifiques qui nous sont posées chaque semaine

Quel code HS et quelle catégorie de produit dois-je sélectionner pour les grains de café verts indonésiens dans TRACES ?

Choisissez la catégorie de produit A. Produits végétaux non transformés. Pour le HS, sélectionnez 0901. Si le système demande le CN à 8 chiffres, utilisez 09011100 ou 09011190 pour le café vert non torréfié et non décaféiné. Alignez-vous avec le transitaire en douane de l’importateur.

Qui crée et délivre le COI biologique UE pour le café indonésien, et quand ?

L’exportateur ou l’importateur peut rédiger la Partie I dans TRACES NT. Le COI est délivré par l’organisme de contrôle indonésien qui certifie l’exportateur. Ils doivent endosser la Partie II avant le départ de la cargaison d’Indonésie. Nous recommandons de soumettre pour endossement 2–3 jours ouvrés avant l’ETD.

Comment corriger l’erreur « Aucun certificat biologique valide trouvé pour l’opérateur » dans TRACES ?

Demandez à votre organisme de contrôle de confirmer que votre liaison TRACES et le périmètre incluent la catégorie de produit A et le café.
Vérifiez que la validité du certificat couvre la date d’expédition et que le nom de l’entité juridique correspond exactement à TRACES.
Si vous avez récemment ajouté un site ou changé d’adresse, faites mettre à jour votre enregistrement d’opérateur par l’OC et reliez-le à nouveau. Ensuite, actualisez le projet de COI.
Si vous expédiez un procédé spécial (par ex. lots fermentés au vin comme nos Bali, Java, Gayo & Mandheling - Grains de café Arabica verts fermentés au vin), assurez-vous que le périmètre « transformation/manipulation » figure sur votre certificat si requis par votre OC.

Quels documents dois-je joindre pour aider mon organisme de contrôle à endosser rapidement le COI ?

Facture finale et liste de colisage avec identifiants de lots.
Connaissement provisoire/confirmation de réservation avec ETD/ETA et navire.
PDF du certificat biologique de l’exportateur.
Pour les envois ICS/multi-exploitations, la liste de traçabilité ferme/lot. Ajoutez des résumés d’humidité et de défauts si disponibles. Cela réduit les allers-retours.

Comment remplir correctement importateur vs premier destinataire pour une livraison en entrepôt sous douane ?

L’importateur est l’entreprise de l’UE qui importe légalement. Le premier destinataire est l’opérateur de l’UE qui reçoit physiquement les marchandises. Si un entrepôt sous douane prend la charge après dédouanement, il est généralement le premier destinataire. Il doit disposer du périmètre de stockage biologique. Confirmez avec votre acheteur quel entrepôt est nommé sur l’ordre de livraison.

Un COI peut-il couvrir plusieurs lots agricoles ou des grades mixtes de café indonésien ?

Oui, si tous sont certifiés par le même organisme de contrôle de l’exportateur et expédiés dans un seul envoi. Utilisez des lignes séparées dans la Case 13 pour chaque grade/origine avec des identifiants de lots clairs. Ne mélangez pas des produits certifiés par des organismes de contrôle différents sur un seul COI. Si vous mélangez Arabica et Robusta, gardez-les en lignes séparées sous HS 0901 avec des descriptions sans ambiguïté.

Que se passe-t-il si le port d’entrée change après émission du COI ?

Demandez une modification dans TRACES NT. Votre organisme de contrôle peut rouvrir et ré-endosser la Partie I si le navire n’est pas parti. Après le départ, coordonnez-vous avec l’autorité de contrôle de l’importateur au nouveau point d’entrée pour accepter le changement. Mettez aussi à jour l’ETA et les détails de transport. Nous signalons les changements d’horaires à l’OC le jour même pour éviter les rejets à la frontière.

Les 5 erreurs qui bloquent le dédouanement biologique (et comment les éviter)

Mauvais HS/CN ou catégorie de produit. Alignez-vous sur la liste de codes douaniers de l’importateur avant la rédaction.
Premier destinataire non certifié. Les entrepôts doivent avoir le périmètre biologique s’ils reçoivent physiquement les marchandises.
Divergence net vs brut. Utilisez le net pour le seul produit. Utilisez le brut en incluant sacs et palettes. Ajoutez une note de tare si le jute est lourd.
Absence de cartographie ICS. Lorsque plusieurs lots agricoles sont dans un conteneur, joignez la cartographie lot→exploitation que votre OC attend.
Endossement tardif. Soumettre le COI le jour du départ échoue souvent. Prévoyez une marge de 2–3 jours.

Quand ce conseil s’applique (et quand il ne s’applique pas)

Ce guide couvre les grains de café verts indonésiens entrant dans l’UE en vertu du Règlement (UE) 2018/848 et TRACES NT, applicable en 2025. Il ne couvre pas les produits torréfiés/solubles, ni les contrôles EUDR sur le bois/déforestation ou les contrôles vétérinaires CHED. Si vous expédiez des lots conventionnels comme les Grains de café verts Blue Batak ou Grains de café verts Flores (Grade 1), vous n’avez pas besoin de COI. Pour les envois biologiques, utilisez le processus ci‑dessus et tout se passera bien.

Si vous souhaitez une seconde relecture d’un projet de COI ou avez besoin de cartographier des envois de lots mixtes, nous serons heureux de vous aider à le faire bien du premier coup. Partagez le PDF anonymisé de la Partie I et nous proposerons des modifications. Ou si c’est urgent, Contactez-nous par e-mail.