Guide Incoterms pour le café indonésien : FOB vs CIF vs EXW (2025)

Cessez d'utiliser EXW pour le café indonésien. Voici pourquoi cela fonctionne rarement en 2025, comment l'FCA résout le problème de l'exportateur de référence et exactement comment structurer vos contrats, responsabilités et documents pour des expéditions fluides.

Si vous achetez du café vert d'Indonésie et demandez encore EXW, vous perdez probablement des semaines et de l'argent inutilement. Nous l'avons vu à maintes reprises. EXW semble simple. En pratique, les règles indonésiennes sur l'« exporter-of-record » rendent l'exécution difficile à moins que l'acheteur n'ait déjà une entité locale. Voici le mode opératoire que nous utilisons quotidiennement pour faire circuler les expéditions sans aucun drame.

Pourquoi EXW fonctionne presque jamais en Indonésie en 2025

Voici le point. Sous EXW, l'acheteur prend en charge le dédouanement à l'exportation. En Indonésie, l'exportateur de référence doit être une entité indonésienne disposant d'un NIB valide et d'un accès aux douanes. Un acheteur étranger ne peut pas légalement déposer le PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) sans une société locale. Vous ne pouvez pas non plus demander simplement à un transitaire de « faire l'export ». Les PPJK indonésiens déposent au nom d'un exportateur indonésien enregistré. Ils ne peuvent pas faire d'un acheteur étranger l'exportateur de référence.

Ce que nous constatons sur le terrain :

• Les acheteurs demandent EXW. Leur transitaire se présente, puis réalise que personne ne peut déposer le PEB. Le camion repart à vide. Tout le monde paie des frais de stockage supplémentaires.
• Certains transitaires essaient de contourner le problème en déposant l'export au nom du vendeur. Ce n'est plus de l'EXW. En pratique, c'est de l'FCA et le contrat ne reflète pas la réalité.
• Depuis mi-2024, les transporteurs sont plus stricts sur la concordance entre les détails de l'expéditeur (Shipper) et le PEB. Les discordances entraînent des rejets de SI et des manquements aux cut-off.

Notre analyse. Si vous n'avez pas d'entité indonésienne, EXW est un piège administratif. FCA est la voie propre, légale et plus rapide.

FCA vs EXW vs FOB pour le café indonésien

• EXW. L'acheteur organise l'enlèvement et prend en charge le dédouanement à l'export. En Indonésie, cela ne fonctionne que si l'acheteur est enregistré localement. Sinon, ça bloque.
• FCA (préféré pour le café en conteneur). Le vendeur effectue le dédouanement à l'export et livre au transporteur nommé par l'acheteur à un lieu spécifié. Le transfert de risque a lieu lors de la remise au transporteur. Cela correspond à la manière dont le café circule réellement.
• FOB. Le vendeur effectue le dédouanement à l'export et livre à bord du navire au port de chargement. Le FOB est traditionnel mais pas idéal pour le café conteneurisé car le vendeur ne maîtrise souvent pas les opérations terminales. Les recommandations de la CCI privilégient l'FCA pour les conteneurs.

Remarque rapide sur le CIF. Si vous souhaitez que nous organisions le transport principal et l'assurance jusqu'à votre port, oui, nous pouvons faire du CIF. Mais pour rester concentrés, nous ne comparons pas ici le fret ou le dédouanement à destination.

Qui doit être l'exportateur de référence en Indonésie ?

Une entité indonésienne disposant de :

• NIB via OSS (enregistrement commercial)
• Accès douanier pour déposer le PEB, typiquement via un PPJK
• Éventuelles autorisations spécifiques aux marchandises, si requises (le café est simple mais nécessite tout de même ICO et certificat phytosanitaire)

Dans nos expéditions, nous agissons en tant qu'exportateur de référence sous FCA/FOB. C'est la raison principale pour laquelle l'FCA fonctionne.

Sous FCA Indonésie, qui fait quoi ? La checklist qui fait avancer les expéditions

Responsabilités du vendeur sous FCA pour le café indonésien :

• Dédouanement à l'export et dépôt du PEB via un PPJK
• Certificat phytosanitaire émis par la Quarantaine Agricole
• Certificat d'origine ICO via le système du ministère du Commerce / émetteur autorisé
• Préparer facture commerciale, liste de colisage, COI si requis par le pays de l'acheteur et tout document d'origine spécifique
• Livrer les marchandises au transporteur nommé par l'acheteur au lieu nommé

Responsabilités de l'acheteur sous FCA pour le café indonésien :

• Réserver le transport principal et nommer un transitaire/transporteur avec des instructions d'enlèvement claires
• Fournir SI et routage, type de conteneur, processus VGM si le chargement a lieu sur le site du vendeur
• Informer tôt des exigences à destination (fumigation, déclarations supplémentaires, notes sur l'emballage en bois). Ne pas attendre la date limite du CY

Délais typiques que nous observons :

• Inspection phytosanitaire et certificat : 1 à 3 jours ouvrables selon les créneaux de laboratoire ou d'inspection
• Certificat ICO : le jour même à 1 jour ouvrable une fois les documents conformes à l'expédition
• Dépôt du PEB et dédouanement : le jour même à 1 jour si le dossier est complet

Conclusion pratique. Prévoyez 3 à 5 jours ouvrables pour les formalités d'export après l'approbation qualité et avant le cut-off portuaire.

Que signifie réellement « lieu nommé FCA » ? Entrepôt vs terminal

Entrepôt du vendeur (exemple : “FCA Surabaya, Indonesia-Coffee Warehouse") :

• Le vendeur charge le camion. Le vendeur complète le dédouanement à l'export
• Le risque est transféré lorsque les marchandises sont chargées sur le camion nommé par l'acheteur à la porte de l'entrepôt
• Idéal lorsque votre transitaire enlève à l'origine et gère le calage en conteneur dans un CFS ou au terminal

Terminal/installation du transporteur (exemple : “FCA Tanjung Perak Container Terminal, Surabaya") :

• Le vendeur livre à l'installation ou au terminal du transitaire. Le risque est transféré lors de la remise au transporteur
• Fonctionne bien si nous effectuons le calage en conteneur dans une installation approuvée avant l'entrée en porte

Nous recommandons d'aligner le lieu nommé sur le point de remise physique. Cette ligne unique dans le contrat vous évite des heures d'échanges d'e-mails ultérieurs.

Clause FCA prête à insérer dans un contrat

Utilisez ceci comme point de départ. Ajustez les noms et adresses.

"FCA [Lieu nommé, Ville, Indonésie] Incoterms 2020. Le vendeur doit compléter le dédouanement à l'exportation incluant le dépôt du PEB en tant qu'exportateur de référence, le Certificat phytosanitaire et le Certificat d'origine ICO. La livraison a lieu et le transfert de risque s'opère lorsque les marchandises sont remises, chargées (si le lieu nommé est les locaux du Vendeur) au transporteur nommé par l'Acheteur au lieu nommé. L'Acheteur doit réserver le transport principal et fournir en temps utile les instructions d'expédition, les détails du conteneur et les exigences documentaires à destination."

Ajoutez une ligne précisant qui paie les documents si vous devez détailler les coûts.

Qui paie le phytosanitaire et l'ICO sous FCA ?

Sous l'FCA classique, le vendeur paie les coûts nécessaires pour procéder à l'export. Cela inclut le certificat phytosanitaire et l'ICO. En pratique, nous pouvons soit les inclure dans le prix FCA, soit les lister comme frais d'origine séparés sur votre pro forma. Fourchettes typiques que nous observons pour un conteneur standard :

• Phytosanitaire : USD 50–150 selon l'étendue de l'inspection
• Certificat ICO : petite taxe administrative, souvent inférieure à USD 20
• Frais PPJK/PEB : USD 50–120 selon le port et le service

Si vous avez besoin de fumigation, budgétez-la séparément. Certaines destinations ou acheteurs la demandent même lorsqu'elle n'est pas obligatoire.

Quand le FOB reste-t-il approprié pour le café ?

Le FOB reste courant lorsque les acheteurs veulent que le vendeur livre à bord et assume le risque de manutention terminale. C'est viable si :

• Nous avons un accès terminal fiable et des créneaux de calage
• Le transitaire accepte le calendrier de livraison à bord qui peut être hors de notre contrôle direct

D'après notre expérience, l'FCA résout plus de problèmes que le FOB pour le café conteneurisé. Mais si vos procédures internes exigent le FOB, nous l'exécutons. Alignez simplement par écrit les responsabilités pour les THC, le VGM et les cut-off.

Erreurs courantes qui coûtent du temps et de l'argent aux acheteurs

• Utiliser EXW sans un EOR local. Le camion repart vide et vous payez pour réessayer
• Nommer le mauvais lieu FCA. Si le contrat indique « FCA Port » mais que votre transitaire veut un enlèvement en entrepôt, vous aurez un différend sur qui charge qui
• Exigences à destination tardives. Des déclarations de quarantaine arrivant 24 heures avant le cut-off entraînent des reports

Nous recommandons d'aligner ces points au stade du bon de commande, pas après la production.

Réponses rapides aux questions que nous recevons chaque semaine

Puis-je utiliser EXW pour acheter du café en Indonésie si je n'ai pas d'entité locale ?

Courte réponse. Non. Pas de manière pratique. Sans entité indonésienne pour être l'exportateur de référence, votre transitaire ne peut pas déposer le PEB en votre nom. Utilisez l'FCA à la place.

Quelle est la différence pratique entre EXW et FCA pour le café indonésien ?

Sous l'FCA, le vendeur devient l'exportateur de référence et prend en charge le dédouanement à l'export. C'est la différence qui compte en Indonésie.

Sous FCA depuis l'Indonésie, qui organise le certificat phytosanitaire et l'ICO ?

Le vendeur. Nous obtenons le certificat phytosanitaire auprès de la Quarantaine Agricole et le Certificat ICO via le système national d'émission.

Comment devrais-je nommer le lieu pour l'FCA (entrepôt vs port) ?

Nommez le point de remise effectif à votre transporteur. « FCA [adresse de notre entrepôt] » si votre transitaire collecte. « FCA [nom du terminal] » si nous livrons au terminal.

Quand devrais-je choisir FOB plutôt que FCA pour le café indonésien ?

Choisissez FOB si vos procédures internes exigent la livraison à bord et que vous acceptez les risques de temporisation au terminal. Nous effectuerons le dédouanement à l'export et livrerons à bord.

Passer d'EXW à FCA en 5 étapes

1. Confirmez le lieu nommé. Entrepôt ou terminal. Incluez l'adresse complète dans le bon de commande.
2. Préparez votre transitaire. Partagez nos horaires d'enlèvement, délais de chargement et préférences de calage.
3. Verrouillez le flux documentaire. Nous préparons Phytosanitaire, ICO et PEB. Vous fournissez tout modèle spécifique à la destination dès que possible.
4. Alignez les données SI et PEB. Les noms et adresses doivent correspondre. Les transporteurs ont renforcé les contrôles depuis fin 2024.
5. Élaborez un calendrier réaliste. Prévoyez 3–5 jours ouvrables pour les documents d'export après le QC final et avant le cut-off CY.

Besoin d'aide pour adapter cela à votre réservation en cours ? Nous serons heureux de vérifier la cohérence de votre plan et calendrier. Contactez-nous sur whatsapp.

Exemples concrets qui s'expédient sans accroc sous FCA

• 19,2 MT de Sumatra Mandheling Green Coffee Beans, FCA entrepôt de Surabaya. Le transitaire de l'acheteur a collecté. Export dédouané en 2 jours. Pas de report
• 18–19 MT de Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans, FCA Terminal. Nous avons livré au CFS du transporteur, complété Phytosanitaire et ICO en parallèle
• Conteneur lot mixte combinant Blue Batak Green Coffee Beans et Gayo Long Berry Green Coffee Beans, FCA entrepôt avec calage par l'acheteur au terminal. Remise propre et concordance des données SI/PEB

Nous avons constaté que choisir le bon Incoterm représente la moitié du travail. L'autre moitié est ennuyeuse mais essentielle : discipline des données entre SI et PEB, réservation précoce de la quarantaine et désignation précise du lieu. Faites ces trois choses et votre café indonésien circulera comme une horloge.