Formulation à copier‑coller, exemples remplis et une checklist éprouvée pour les déclarations REX SGP UE sur les factures de café indonésien. Conçu pour les envois verts et torréfiés SH 0901 en 2025.
Nous avons émis et vérifié des centaines de déclarations REX SGP UE pour le café indonésien. Le schéma est toujours le même : les agents des douanes exigent le texte exact, le bon critère d'origine et des pièces justificatives traçables. Voici la formulation exacte à copier, un exemple réaliste et les erreurs que nous rencontrons le plus souvent.
Le texte à copier‑coller dont vous avez besoin pour votre déclaration REX SGP UE
Utilisez ceci sur votre facture ou tout document commercial décrivant l'envoi. Conservez la formulation telle quelle.
Déclaration d'origine (SGP UE) “L'exportateur des produits visés par ce document (numéro REX [IDREX…]) déclare que, sauf indication contraire clairement portée, les produits sont d'origine préférentielle Indonésie conformément aux règles d'origine du Système généralisé de préférences de l'Union européenne. Critère d'origine : [P ou W + code SH à 4 chiffres]. Lieu et date : [Ville, JJ/MM/AAAA]. Nom de l'exportateur : [Raison sociale].”
Comment le remplir :
- Si vous êtes enregistré dans REX et que la valeur de l'envoi dépasse EUR 6,000, incluez votre numéro REX. La signature n'est pas requise (nom dactylographié accepté).
- Si vous n'êtes pas enregistré et que la valeur de l'envoi est ≤ EUR 6,000, omettez le numéro REX et signez de votre main en indiquant le nom, le lieu et la date.
- Validité : 12 mois à compter de la date d'émission pour les importations dans l'UE.
Critère d'origine pour le SH 0901 café : que mettre et quand
C'est là que les exportateurs se trompent. D'après notre expérience, utiliser le bon critère évite 90 % des demandes de renseignements.
- Café vert (SH 0901.11/.12) récolté en Indonésie. Utilisez « P » car les grains sont entièrement obtenus en Indonésie. Exemple : Critère d'origine : P.
- Café torréfié (SH 0901.21/.22) produit en Indonésie à partir de grains verts indonésiens. En pratique, utilisez « P » car aucun matériau non‑originaire n'a été utilisé et les grains ont été entièrement obtenus avant transformation. Exemple : Critère d'origine : P.
- Café torréfié produit en Indonésie à partir de grains verts non‑originaires. Ne revendiquez pas l'origine SGP. La règle de la liste pour le SH 0901 n'accorde pas l'origine par la simple torréfaction de grains non‑originaires. Revendiquer le SGP dans ce cas est une erreur fréquente et coûteuse.
Astuce : si vous utilisez des intrants non‑originaires qui répondent néanmoins à la règle de liste, indiquez « W » suivi du code SH à 4 chiffres des matières non‑originaires utilisées. Pour le café, cela s'applique rarement car la torréfaction ne modifie pas le code SH.
Seuil REX, signatures et emplacement
- Dois‑je être inscrit dans REX pour ≤ EUR 6,000 ? Non. Vous pouvez établir une déclaration d'origine sans numéro REX. Vous devez signer de votre main et indiquer votre nom, lieu et date. Ne fractionnez pas les envois pour rester en dessous de EUR 6,000. Les douanes peuvent agréger.
- Où doit‑elle apparaître ? Le pied de page de la facture est l'emplacement le plus adapté. Si votre facture s'étend sur plusieurs pages, placez‑la sur la dernière page avec les totaux et faites référence au numéro de facture. Sinon, imprimez‑la sur la liste de colisage en indiquant le numéro et la date de la facture.
- Qui signe ? Pour les exportateurs enregistrés, aucune signature n'est requise. Nous ajoutons toutefois un nom dactylographié et la fonction. Pour les exportateurs non enregistrés utilisant l'option ≤ EUR 6,000, une signature manuscrite est requise.
Un exemple rempli (extrait de facture café)
Client : EU Roaster GmbH, Hambourg, Allemagne Exportateur : PT FoodHub Collective Indonesia (Indonesia‑Coffee) Facture n° : IC‑2025‑0117 Date : 17/02/2025 Incoterms : FOB Belawan
Lignes :
- 19,200 kg Grains de café vert, Sumatra Mandheling Grade 1, SH 0901.11.00, lot MND‑25‑021. Voir spécification : Sumatra Mandheling Green Coffee Beans
- 3,600 kg Arabica Bali Kintamani Grade 1, SH 0901.11.00, lot BLK‑G1‑25‑004. Voir spécification : Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans
Déclaration d'origine (SGP UE) “L'exportateur des produits visés par ce document (numéro REX IDREX‑123456789) déclare que, sauf indication contraire clairement portée, les produits sont d'origine préférentielle Indonésie conformément aux règles d'origine du Système généralisé de préférences de l'Union européenne. Critère d'origine : P. Lieu et date : Medan, 17/02/2025. Nom de l'exportateur : PT FoodHub Collective Indonesia.”
Pourquoi cela fonctionne : les deux sont des cafés verts cultivés en Indonésie. Le critère « P » est correct. Le numéro REX est présent car la valeur de la facture dépasse EUR 6,000. La déclaration figure sous les totaux et se rapporte au même document.
Liste de vérification rapide avant l'expédition
Nous recommandons que chaque dossier d'expédition contienne :
- Preuve du numéro REX. Votre enregistrement REX auprès de la DJBC et une capture d'écran de la base de données publique REX de l'UE indiquant « active ».
- Justificatifs d'origine. Factures d'achat auprès des exploitations ou coopératives, bons de livraison et traçabilité des lots démontrant la récolte indonésienne. Pour le café torréfié, dossiers de lots de torréfaction reliant aux lots de grains verts indonésiens.
- Cartographie SH. Confirmation interne que chaque SKU est correctement rattaché au SH 0901. Évitez de classer à tort du torréfié en vert ou du décaféiné en régulier.
- La déclaration. Formulation exacte, critère d'origine correct, lieu/date et numéro REX le cas échéant.
- Valeur. Une seule facture commerciale par envoi. Pas de fractionnement artificiel pour gérer le seuil de EUR 6,000.
- Conservation. Conservez tous les justificatifs au minimum 3 ans. Nous conservons 5–7 ans pour plus de sécurité.
Besoin d'un second regard sur votre formulation ou votre critère ? Envoyez‑nous votre projet de facture et nous vérifierons gratuitement la déclaration. Vous pouvez Contactez‑nous sur whatsapp.
Erreurs courantes que nous constatons (et comment les éviter)
- Critère d'origine manquant. Les douanes interrogent souvent les déclarations qui omettent « P » ou « W + SH ». Incluez‑le systématiquement.
- Revendiquer le SGP sur des mélanges torréfiés utilisant des grains importés. Si une partie du mélange est non‑originaire et que la règle n'est pas satisfaite, ne revendiquez pas l'origine. Maintenez un marquage « éligible SGP » dans votre référentiel SKU pour plus de clarté.
- Mauvais SH dans le critère. Si vous utilisez « W + SH », utilisez le code de la matière non‑originaire employée. Les exportateurs écrivent souvent par erreur le code du produit fini.
- Pas de numéro REX pour > EUR 6,000. Si la valeur dépasse le seuil, vous devez être enregistré et inclure le numéro REX. Sinon, la préférence sera refusée.
- Déclaration sur une feuille séparée sans référence. Si vous la placez sur une liste de colisage ou une page distincte, référez‑vous précisément au numéro et à la date de la facture.
- Fautes de frappe dans le nom du pays. Écrivez « origine préférentielle Indonésie ». Nous avons vu « Indonesian origin EU GSP » provoquer des questions inutiles.
Réponses rapides aux questions que nous recevons chaque semaine
Quel est le texte exact que je dois mettre sur ma facture café ?
Utilisez la formulation à copier‑coller ci‑dessus. Conservez le libellé et incluez le critère d'origine.
Dois‑je être inscrit dans REX pour un envoi inférieur à EUR 6,000 ?
Non. Vous pouvez délivrer la déclaration sans numéro REX si la valeur de l'envoi est ≤ EUR 6,000. Signez de votre main et ajoutez votre nom, lieu et date.
Où la déclaration doit‑elle apparaître et qui la signe ?
Placez‑la en pied de facture ou sur la dernière page près des totaux. Les exportateurs enregistrés n'ont pas besoin de signer. Les exportateurs non enregistrés doivent signer pour les envois ≤ EUR 6,000.
Combien de temps la déclaration est‑elle valable pour les importations dans l'UE ?
Douze mois à compter de la date figurant sur la déclaration.
Quel critère d'origine dois‑je utiliser pour le café vert vs torréfié ?
Café vert indonésien : P. Torréfié utilisant uniquement des grains indonésiens : P. Torréfié utilisant des grains importés : ne pas revendiquer le SGP.
Une déclaration peut‑elle couvrir plusieurs envois ?
Non. Une déclaration par envoi/document. Vous pouvez couvrir plusieurs lignes dans un même envoi.
Que dois‑je conserver en cas d'audit ?
Factures fournisseurs, bons de livraison/transport, traçabilité des lots, journaux de transformation, votre enregistrement REX, cartographie SH interne et une copie de chaque déclaration. Conserver au minimum 3 ans.
Principes de base de l'enregistrement REX pour les exportateurs de café indonésien
- Où s'inscrire : Directorate General of Customs and Excise (DJBC). Le traitement prend généralement quelques jours ouvrables une fois vos données complètes.
- Format : les numéros REX indonésiens commencent par « IDREX » suivis de chiffres. Exemple : IDREX‑123456789. Vérifiez votre statut dans la base de données publique REX de l'UE avant d'émettre des déclarations.
- Quand s'inscrire : avant votre premier envoi dépassant EUR 6,000. Nous conseillons de vous inscrire suffisamment tôt pour éviter des blocages de dernière minute.
Mesures pratiques à mettre en œuvre dès aujourd'hui
- Ajoutez un bloc de texte verrouillé contenant la déclaration dans votre modèle de facture afin que la formulation ne dévie jamais.
- Pré‑étiquetez les SKU éligibles SGP. Pour les SKU torréfiés, liez‑les à des lots de grains indonésiens confirmés.
- Constituez un « pack REX » d'une page pour chaque envoi. Incluez la facture, la liste de colisage, la déclaration, la preuve REX et les documents de traçabilité. Cela fait gagner des heures lorsque les douanes posent des questions.
Si vous souhaitez également une fourniture fiable d'origine Indonésie éligible SGP dès l'origine, notre portefeuille de cafés verts est conçu pour cela. Par exemple, Blue Batak Green Coffee Beans et Flores Green Coffee Beans (Grade 1) sont fournis avec une traçabilité complète et une classification cohérente SH 0901. Découvrez d'autres origines ici : Voir nos produits.
Nous tenons ce guide à jour. Début 2025, le texte de la déclaration REX et le seuil de EUR 6,000 restent inchangés. Si votre situation est inhabituelle (origines mixtes, réexportations, perfectionnement actif), demandez avant d'expédier et nous partagerons les pratiques qui ont fonctionné pour nous avec les douanes de l'UE.