Certificat d'Origine ICO pour le café indonésien : Guide 2025

Un guide pratique écran par écran pour les exportateurs de café indonésiens débutants afin de demander le Certificat d'Origine ICO via INATRADE/INSW en 2025. Couvre les enregistrements, la checklist documentaire, les champs délicats, les refus courants, les délais de traitement et les FAQ.

Si votre acheteur demande un Certificat d'Origine ICO et que vous êtes face à INATRADE sans savoir où cliquer, ceci est pour vous. Nous traitons des certificats ICO à chaque récolte pour plusieurs qualités et destinations. Voici le manuel 2025 qui fonctionne réellement en Indonésie.

Ce qu'est le Certificat ICO et quand vous en avez vraiment besoin

Le Certificat d'Origine ICO est délivré par le Ministère du Commerce indonésien (Kemendag) et enregistre les statistiques d'exportation pour le café. Il n’accorde pas de préférence tarifaire et ce n’est pas la même chose que l'E‑SKA/Form D/AK. De nombreux transitaires en douane et acheteurs l'exigent encore pour les envois HS 0901.

• S'applique au café HS 0901. Cela inclut le vert (090111/090112), le torréfié (090121/090122) et les formes décaféinées.
• Il est distinct des certificats d'origine préférentiels comme Form D/AK/IJEPA dans le système E‑SKA. Vous pouvez avoir besoin des deux.
• En pratique, les envois de café vert nécessitent presque toujours le certificat ICO. Les petits échantillons torréfiés expédiés par coursier peuvent parfois être dédouanés sans, mais cela dépend de la voie et du transitaire. Nous recommandons de confirmer avec le transitaire douanier de votre acheteur dès le départ.

Conclusion : Considérez le certificat ICO comme obligatoire pour les exportations commerciales de HS 0901, en particulier les grains verts.

Les trois éléments préalables avant votre première demande

Nous avons constaté que 80 % des retards surviennent avant même que vous n'ouvriez l'écran de demande.

1. Préparation de l'entreprise et du système

• NIB actif via OSS‑RBA, NPWP, et actes constitutifs de l'entreprise.
• Accès Single Sign‑On (SSO) INSW, lié au NIB de votre entreprise. Si votre connexion INATRADE ne redirige pas depuis INSW, demandez au helpdesk de mapper votre NIB.

2. Enregistrement en tant qu'exportateur ICO (le « Exporter Code »)

• Enregistrez‑vous dans INATRADE pour obtenir le code exportateur ICO. Il se trouve généralement sous Perdagangan Luar Negeri. Vous téléverserez les documents de légalité de l'entreprise et le périmètre d'activité café. L'approbation attribue un code exportateur ICO unique utilisé dans l'en‑tête du certificat.
• Si vous ne trouvez pas le menu, recherchez « Pendaftaran Eksportir Kopi/ICO » ou demandez au helpdesk INATRADE. À notre avis, cette étape est approuvée en 1 à 3 jours ouvrables lorsque les documents correspondent à votre profil OSS.

3. Cartographie produit et HS que vous utiliserez réellement

• Décidez précisément du HS. Café vert non décaféiné : 090111. Café vert décaféiné : 090112. Café torréfié non décaféiné : 090121. Café torréfié décaféiné : 090122.
• Mettez‑vous d'accord préalablement sur le libellé qualité avec votre acheteur. Pour un Arabica Mandheling giling basah, par exemple : « Arabica Mandheling G1, wet‑hulled (giling basah), écran 17/18, humidité ≤12.5%, 320 sacs x 60 kg. » La cohérence entre le contrat, la facture commerciale, la liste de colisage et la case 7 de l'ICO évite les refus.

Étape par étape : déposer la demande en ligne via INATRADE/INSW en 2025

Voici le flux d'écran que nous utilisons le plus souvent.

1. Connexion

• Allez sur INSW et connectez‑vous avec le SSO de votre entreprise. Naviguez vers INATRADE. Choisissez Perdagangan Luar Negeri, puis le module du certificat ICO.

2. Démarrer une nouvelle demande

• Créez une nouvelle demande de Certificat d'Origine (ICO). Le numéro du certificat est généré par le système après approbation.

3. Expéditeur/destinataire et routage

• Exportateur : se remplit automatiquement à partir de votre profil NIB. Vérifiez que le champ du code exportateur ICO est renseigné.
• Destinataire : nom légal complet, adresse et pays. Correspondre exactement à votre facture commerciale.
• Port d'embarquement et de déchargement : utilisez les UN/LOCODE officiels de votre réservation. Si le navire n'est pas encore confirmé, vous pouvez utiliser la chaîne de service et la réviser ultérieurement.

4. Marchandise et HS

• Code HS : saisissez votre index national à 8–10 chiffres si demandé. Au minimum, assurez‑vous que 0901 et la sélection au niveau 4 chiffres concordent avec vos documents.
• Forme du café : choisissez Vert, Torréfié, Décaféiné, etc. Si on vous demande le groupe, sélectionnez Arabica/Robusta de manière appropriée.

5. Quantité et emballage

• Poids net : en kilogrammes, conformément aux règles ICO. Si vous emballez en sacs de 60 kg, saisissez le poids net total en kg. Exemple : 320 sacs x 60 kg = 19,200 kg.
• Détails d'emballage : sacs vs cartons. Incluez les quantités et le poids des sacs dans la description.

6. Description de la case 7 (le champ déterminant)

• Rédigez une description pratique, vérifiée par l'acheteur. Exemples :
  • Arabica Mandheling G1, wet‑hulled (giling basah), écran 17/18, 320 sacs x 60 kg, humidité ≤12.5%.
  • Robusta Lampung ELB 350BC, séché naturellement au soleil, écran 17/18, 300 sacs x 60 kg.
  • Arabica torréfié Aceh Gayo, torréfaction medium, sachets valve 1 kg, 5,000 unités, net 5,000 kg.
• Envois multi‑lots : listez chaque lot ligne par ligne avec les poids afin que la somme corresponde au poids net total.

7. Téléversement des documents

• Facture commerciale et liste de colisage. Le bon de commande de l'acheteur ou le contrat de vente aide lorsque les qualités diffèrent par lot.
• Fiche qualité optionnelle : humidité, nombre de défauts, taille de tamis. Nous l'ajoutons pour les lots giling basah afin d'éviter les aller‑retour.
• Si le fonctionnaire en fait la demande, téléversez la confirmation de réservation ou le connaissement provisoire (draft BL).

8. Soumettre et payer

• Le système émet un code de facturation d'État. Régler les frais PNBP via la banque ou le canal en ligne indiqué. Votre demande passe en revue uniquement après l'enregistrement du paiement.

9. Suivi et approbation

• Examen typique : même jour à 1 jour ouvrable si soumis avant midi avec des documents propres. Vous verrez le statut passer à « Approved/Issued » et le certificat sera disponible pour impression.

10. Impression et signature

• Imprimez sur A4 avec le QR/e‑signature du système. Le tampon humide n'est généralement plus requis. Envoyez le PDF signé à votre acheteur et à votre transitaire.

Besoin d'aide pour un envoi multi‑lots ou une approbation urgente ? Vous pouvez Nous contacter sur whatsapp. Nous sommes heureux de vérifier rapidement votre case 7 et votre cartographie HS.

Champs délicats et comment les remplir correctement

Que dois‑je indiquer pour la qualité/gradation du café giling basah (wet‑hulled) ?

Utilisez le langage commercial local plus des spécifications objectives. Par exemple : « Arabica Lintong G1, wet‑hulled (giling basah), écran 17/18, humidité ≤12.5%, 300 sacs x 60 kg. » Le drapeau « wet‑hulled » est important car le caractère en tasse et le comportement d'humidité diffèrent du lavé/naturel.

Un seul certificat ICO peut‑il couvrir plusieurs conteneurs ou connaissements (BL) ?

Un certificat peut couvrir plusieurs conteneurs s'ils voyagent sous le même BL et la même facture/liste de colisage. Des BL distincts ou des factures séparées nécessitent leurs propres certificats. Nous regroupons par BL pour maintenir des audits clairs.

Raisons courantes de rejet et solutions rapides

Nous observons les mêmes schémas encore et encore.

• Discordance de code HS. La facture indique 090111 mais la demande affiche 090121. Corrigez en alignant votre facture, liste de colisage, PEB et ICO sur la même nomenclature HS. Vert non‑décaféiné = 090111, torréfié non‑décaféiné = 090121.
• Discordance de poids avec le PEB/BL. Les agents vérifient le poids net expédié. Utilisez le kg net qui figurera sur le BL/PEB, pas le poids contractuel. Arrondissez de manière cohérente et assurez‑vous que la somme des lignes de lots égale le total de l'en‑tête.
• Libellés de qualité vagues dans la case 7. « Café Arabica » est trop générique pour l'Indonésie. Ajoutez la qualité, le procédé, la taille de tamis et le nombre de sacs.
• Code exportateur inactif. Si votre enregistrement d'exportateur ICO a expiré ou n'a pas été mappé à votre NIB, la demande bloque. Renouvelez dans INATRADE et reconnectez‑vous.
• Plusieurs BL sur un seul certificat. Si votre transitaire a scindé le cargo tardivement, annulez le certificat original et réémettez par BL.

Astuce pro : lors de l'exportation de giling basah de Sumatra comme Sumatra Mandheling Green Coffee Beans ou Sumatra Lintong Green Coffee Beans (Lintong Grade 1), joignez un résumé QC d'une page avec l'humidité et les statistiques de tamis. Cela évite la demande « Veuillez préciser la qualité » du fonctionnaire.

Délais, frais, modifications et annulations

• Délai de traitement. Les demandes limpides sont généralement approuvées en 4–24 heures ouvrables. Les pics de fin de mois peuvent le pousser à 1–2 jours. Il n'existe pas d'accélération officielle, mais appeler le fonctionnaire en charge avec votre code de facturation aide souvent à une délivrance le jour même.
• Frais. Un petit frais PNBP par certificat est payé via le code de facturation d'État généré par INATRADE.
• Modification vs annulation. Si la demande est encore en « Draft/Submitted », utilisez Modifier. Si elle est déjà délivrée, utilisez la fonction Annuler/Révoker et redéposez. Conservez votre piste d'audit en référant l'ancien numéro dans les notes de la nouvelle demande.
• Impression. Les PDF signés électroniquement avec QR sont la norme. Conservez une copie numérique signée pendant 5 ans. Certains acheteurs préfèrent encore un tampon. C’est acceptable, mais le QR est l'ancre juridique.

Réponses rapides aux questions les plus fréquentes

Ai‑je besoin d'un certificat ICO pour le café torréfié ou seulement pour le vert ?

Pour les exportations de café torréfié HS 0901, de nombreuses destinations s'attendent encore au certificat ICO. Les envois verts en ont presque toujours besoin. Les petits échantillons non commerciaux peuvent être exemptés en pratique, mais vérifiez auprès de votre transitaire.

Où s'enregistrer pour obtenir le code exportateur ICO ?

Dans INATRADE. Faites la demande d'enregistrement d'exportateur ICO sous Perdagangan Luar Negeri. Une fois approuvé, votre code se remplit automatiquement dans la demande.

Qu'est‑ce qui rend la case 7 solide pour le café indonésien giling basah ?

Indiquez l'origine/variété, la qualité, le procédé comme « wet‑hulled (giling basah) », la taille de tamis, l'humidité et le nombre de sacs. Exemple : « Arabica Blue Batak G1, wet‑hulled, écran 17/18, humidité ≤12.5%, 320 sacs x 60 kg. » Voir nos Blue Batak Green Coffee Beans pour un langage de référence.

Combien de temps prend l'approbation ? Puis‑je l'accélérer ?

Même jour à 1 jour ouvrable est normal. Vous ne pouvez pas payer pour accélérer, mais soumettre avant midi avec HS et poids concordants réduit les questions. Un suivi poli avec votre numéro de demande aide.

Le certificat ICO est‑il différent de l'E‑SKA ? Ai‑je besoin des deux ?

Différent. L'ICO est statistique et spécifique au café. L'E‑SKA est un certificat d'origine préférentiel pour des avantages tarifaires sous les accords de libre‑échange. Beaucoup d'envois utilisent les deux.

Un certificat peut‑il couvrir plusieurs conteneurs ?

Oui, s'ils sont sur le même BL et la même facture. Des BL ou factures séparés requièrent des certificats séparés.

Comment corriger des discordances HS ou de poids ?

Alignez le HS sur la facture, le PEB et l'ICO. Pour les poids, utilisez le kg net expédié tel qu'indiqué sur le BL, et assurez‑vous que toutes les lignes de lots s'additionnent précisément au total de l'en‑tête.

Exemples testés sur le terrain que vous pouvez reprendre

• Expédition d'un Arabica lavé Bali Kintamani. Ligne de la case 7 que nous utilisons : « Arabica Bali Kintamani G1, fully washed, écran 16/18, 300 sacs x 60 kg, humidité ≤12.5%. » Voir le profil de la tasse ici : Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans.
• Expédition d'un lot fermenté au vin. Écrivez clairement : « Mélange Arabica (Bali, Java, Gayo, Mandheling) lots fermentés au vin, specialty, écran 16/18, 200 sacs x 60 kg. » Pour contexte, voici le mélange que nous exportons le plus : Bali, Java, Gayo & Mandheling - Wine Green Arabica Coffee Beans.
• Expédition de robusta ELB vers un transformateur d'instants. Nous rédigeons : « Robusta Lampung ELB 350BC, séché naturellement au soleil, écran 17/19, 400 sacs x 60 kg. » Correspond à notre langage commercial pour Robusta Lampung Green Coffee Beans (ELB & Grades 2–4).

Si vous souhaitez une seconde relecture pour votre choix de HS ou la description de la case 7 avant soumission, contactez‑nous simplement par email. Et si vous êtes encore en phase de présélection de fournisseurs, vous pouvez aussi Consulter nos produits pour faire correspondre les lots à votre spécification.

Notre expérience montre que bien obtenir l'enregistrement et le libellé de la case 7 transforme le certificat ICO d'une corvée administrative en une tâche répétable en un clic. Et c'est une variable de moins entre vos sacs et votre acheteur.