Café indonésien GCA vs ECF : Guide de l’acheteur 2025

Une horloge de réclamation pas à pas pour le café vert indonésien. Quand échantillonner, comment notifier et quoi documenter sous GCA vs ECF en 2025 — plus les erreurs pratiques qui coulent les réclamations et comment les éviter.

Si vous avez déjà ouvert un conteneur de café vert, dégusté l’échantillon d’arrivée et ressenti ce malaise… vous savez déjà. La différence entre une réclamation acceptée et une perte coûteuse se joue dans vos premières 72 heures et dépend de l’adéquation entre vos actions et le contrat que vous avez réellement signé. Voici l’horloge de réclamation que nous utilisons et enseignons aux acheteurs qui importent du café indonésien chaque semaine.

La date limite de réclamation, en termes clairs

GCA vs ECF relève principalement du facteur temps. Les deux cadres permettent de réclamer pour qualité ou état, mais leurs fenêtres temporelles et leurs déclencheurs diffèrent.

GCA (Green Coffee Association, courant aux États-Unis). En pratique, la plupart des contrats basés sur la GCA prévoient un délai plus court pour les réclamations de qualité. Nous observons régulièrement 10 jours calendaires pour notifier une réclamation qualité, comptés à partir du moment où le café est disponible pour échantillonnage à l’entrepôt de destination ou de la première mise à disposition à l’acheteur, selon la première des deux échéances. Les réclamations d’état (dommages, infestation, sacs humides) peuvent permettre une fenêtre plus longue. Vérifiez toujours votre confirmation signée, car le nombre exact de jours peut varier selon la contrepartie.
ECF (European Coffee Federation, courant en Europe et dans de nombreux contrats internationaux). La fenêtre par défaut pour les réclamations de qualité est généralement plus longue. La plupart des clauses ECF standard accordent 21 jours calendaires pour notifier une réclamation qualité à compter du jour suivant la mise à disposition des marchandises à l’entrepôt contractuel de destination ou après la première livraison ex‑entrepôt. Pour les vices cachés qui n’auraient pas été détectables lors d’un cup d’arrivée normal, la rédaction ECF permet souvent une notification ultérieure à la découverte, mais seulement si vous avez documenté une diligence normale à l’arrivée.

Conclusion : l’ECF vous donne généralement plus de temps. La GCA est plus stricte. Mais l’horloge ne démarre pas à l’ETA du navire. Elle démarre à la mise à disposition pour échantillonnage ou à la première mise à disposition, et vous devez considérer ces événements comme le jour zéro. Cela nous amène à votre horloge de réclamation.

La routine des 72 heures à l’arrivée qui protège votre réclamation

J’ai constaté que les réclamations gagnées ou perdues dépendent généralement de ce qui s’est passé pendant les trois premiers jours. Nous recommandons cette routine pour les arrivages indonésiens, que vous receviez des Grains de café vert Sumatra Mandheling, des Grains de café vert Blue Batak ou des lots lavés de Bali comme Arabica Bali Kintamani Grade 1 Grains de café vert.

Jour 0. Dès que le lot est disponible, prélevez un échantillon d’arrivée approprié.

Méthode d’échantillonnage. Pour du café en sacs FCL, échantillonnez au moins 10 % des sacs répartis sur l’avant, le milieu et l’arrière. Utilisez un tari pour prélever à différentes profondeurs. Combinez en un composite d’au minimum 1 kg. Divisez en trois lots scellés et étiquetés : échantillon de travail de l’acheteur, échantillon du vendeur et réserve pour inspection neutre.
Chaîne de possession. Étiquetez chaque échantillon avec le numéro du conteneur, l’identifiant du lot, le nombre de sacs, la date/heure, le préleveur et l’entrepôt.

Jour 1. Contrôles de base avant le cup.

Humidité et activité de l’eau. Enregistrez l’humidité avec un appareil étalonné. Les cafés indonésiens wet‑hulled ont souvent des valeurs plus élevées. Documentez la valeur, l’appareil utilisé et la date d’étalonnage. Si possible, mesurez l’activité de l’eau (aw).
Classement visuel. Classez 300 g selon les standards SCA Green Defect pour l’Arabica, ou selon votre spécification Robusta. Photographiez les défauts représentatifs (moisissure, dégâts d’insectes, grains entièrement noirs, pierres) avec un repère daté.

Jour 2. Faites un cup et comparez au descriptif contractuel.

Dorage et repos constants. Utilisez votre profil de dorage standard d’arrivée. Notez la température de charge, le temps jusqu’au premier craquement, la température/heure de fin. Laissez reposer 8–24 heures de façon constante.
Cup en parallèle avec votre échantillon pré‑expédition ou d’offre. Les différences importent plus que les scores absolus dans les réclamations. Consignez les descripteurs, les scores et le panel.

Si la tasse ou les caractéristiques physiques s’écartent matériellement de la description contractuelle, envoyez immédiatement une notification. N’attendez pas d’optimiser votre profil de dorage pour « corriger » la tasse. Ce délai coûte des réclamations chaque année.

Quand et comment notifier exactement sous GCA vs ECF

Voici l’essentiel. Dans les deux cadres, la notification signifie un message écrit et daté adressé au vendeur indiquant que vous formulez une réclamation et pourquoi. Vous n’avez pas besoin de joindre votre dossier complet immédiatement, mais vous devez arrêter l’horloge.

GCA. La plupart des contrats GCA que nous examinons exigent une notification dans les 10 jours calendaires. Comptez à partir du jour suivant la première mise à disposition du café pour échantillonnage ou la première libération. Si votre entrepôt a affiché un échantillon d’arrivée le lundi, le mardi est le jour 1. Ne supposez pas « jours ouvrables » sauf si votre contrat le précise.
ECF. La norme ECF accorde 21 jours calendaires pour notifier à compter du jour suivant la mise à disposition ou de la première livraison ex‑entrepôt. Si vous découvrez un vice caché ultérieurement, notifiez immédiatement à la découverte en expliquant pourquoi il n’était pas décelable à l’arrivée.

Conclusion pratique : Envoyez un avis initial dans les 48–72 heures suivant votre premier cup d’arrivée si vous suspectez une non‑conformité. Vous pouvez toujours retirer une réclamation. Vous ne pouvez pas relancer une réclamation tardive.

Quels documents joindre au premier avis ?

Restez succinct mais concret :

Référence contractuelle et identifiants du lot/conteneur
Déclaration claire du problème : défauts physiques, humidité/aw, descripteurs de tasse et divergence par rapport au contrat
Photos datées des sacs, des défauts et de tout problème d’état
Votre fiche de cup d’arrivée et la feuille de classement vert
Confirmation que vous avez mis de côté des contre‑échantillons scellés et arrêté toute utilisation en attendant un accord

Si vous avez besoin d’un avis de départ, ce modèle simple fonctionne :

Objet : Avis de réclamation qualité – [Contrat # / Lot ID]

Madame, Monsieur [Nom du vendeur],

Par la présente, nous notifions une réclamation qualité en vertu de [GCA/ECF] pour [Contrat #, lot/conteneur]. Échantillon d’arrivée prélevé à [entrepôt] le [date]. Notre cup d’arrivée du [date] révèle [écarts clés à la tasse] et les éléments physiques indiquent [défauts/humidité]. Photos, feuille de classement et cup initial sont joints. Nous disposons de contre‑échantillons scellés et pouvons les rendre disponibles.

Veuillez confirmer les prochaines étapes et la procédure souhaitée pour une réinspection conjointe ou neutre.

Cordialement, [Nom, Société]

Besoin d’aide pour adapter la formulation à votre contrat ? Envoyez‑nous la clause et nous examinerons le calendrier et le libellé avec vous. Vous pouvez Nous contacter sur whatsapp.

Échantillonnage à l’arrivée et conservation qui tiennent en arbitrage

Nous observons trois erreurs récurrentes :

Composite trop petit ou non représentatif. Échantillonner uniquement la rangée avant ou seulement les sacs supérieurs affaiblit votre argumentaire. Répartissez vos prélèvements sur la pile et les profondeurs.
Pas de divisions scellées. Conservez toujours au moins deux échantillons divisés et scellés. En l’absence d’un échantillon identique pour le vendeur, les différends s’éternisent.
Dorage incohérent pour le cup. L’échantillon d’arrivée et l’échantillon pré‑expédition doivent être comparables. Documentez votre courbe de dorage et le repos.

Combien de temps conserver les échantillons ? Conservez les divisions scellées pendant au minimum 90 jours après résolution ou 6 mois à partir de l’arrivée si non résolu. Stockez au frais, au sec et dans des contenants hermétiques étiquetés. À notre avis, cette habitude seule résout plus de litiges que n’importe quel test de laboratoire sophistiqué.

Qui effectue l’inspection indépendante et qui paie ?

La réinspection neutre est courante lorsque l’acheteur et le vendeur divergent.

Inspecteurs et laboratoires. SGS, Cotecna, Intertek, Bureau Veritas et Eurofins réalisent fréquemment des contrôles physiques et sensoriels. En Amérique du Nord, certains laboratoires indépendants avec Q Graders SCA effectuent des cups d’arrivée calibrés pour les réclamations. En Europe, des vérificateurs reconnus par l’ECF sont la norme.
Paiement. Le demandeur avance généralement les frais. L’allocation finale suit habituellement l’issue ou le règlement. Tant en pratique GCA qu’ECF, les arbitres attribuent souvent les frais à la partie gagnante. Convenez par écrit de l’étendue, du laboratoire et du protocole d’échantillonnage avant d’envoyer les grains.

Peut‑on toujours réclamer si vous avez torréfié ou reconditionné une partie du lot ?

Oui, mais limitez l’utilisation à ce qui est nécessaire pour l’évaluation. Torréfier un profil « exploitable » et consommer une part du lot avant notification est un piège fréquent. Sous GCA comme sous ECF, l’utilisation significative des marchandises peut être considérée comme une acceptation. Notre règle : ne torrefiez pas plus que nécessaire pour cupper et vérifier vos constats. Ne reconditionnez ni ne mélangez avant d’avoir envoyé la notification et convenu des étapes suivantes.

Tasse moisi ou terreux sous ECF. Est‑ce réclamable ?

Si le contrat décrit un café propre et sain et que vous percevez des notes de moisissure ou de moisi incohérentes avec l’origine ou le processus, vous pouvez réclamer sous ECF. Soyez prudent avec les profils intentionnellement fermentés ou vieillissants. Par exemple, une fermentation de type vin comme notre Bali, Java, Gayo & Mandheling - Grains Arabica verts style Wine présente des notes fruitées et vinoses par conception. Ce n’est pas un défaut. Ancrez toujours votre réclamation à la description contractuelle et à l’approbation pré‑expédition.

Comment compter les jours, précisément

Date de départ. Comptez à partir du jour suivant la première mise à disposition du café pour échantillonnage ou de la première libération ex‑entrepôt. Pas l’arrivée du navire. Pas le jour où vous choisissez de déballer.
Jours calendaires vs jours ouvrables. Traitez‑les comme des jours calendaires sauf si le contrat indique explicitement jours ouvrables.
Jours fériés. Sauf disposition contraire du contrat, les jours fériés comptent dans le décompte. Si le jour 10 ou 21 tombe un dimanche, nous conseillons d’envoyer la notification avant la fin de cette journée.

Que se passe‑t‑il si vous êtes en retard d’un ou deux jours ?

Bref. Vous êtes généralement hors délai sauf si le vendeur accepte une réclamation tardive. Nous avons vu des réclamations sauvées lorsque l’acheteur peut prouver que le vendeur a causé le retard dans la mise à disposition du café ou n’a pas fourni les documents nécessaires au dédouanement. Mais ce sont des exceptions. Si vous suspectez un manquement, escaladez immédiatement et proposez un règlement sans préjudice. Ne vous taisez pas en espérant la bonne volonté ultérieure.

La voie de réinspection et de résolution qui fonctionne réellement

Étape 1. Geler la position. Notification envoyée. Usage suspendu. Contre‑échantillons scellés.
Étape 2. Convenez de l’étendue de la réinspection et du laboratoire. Définissez si vous testez la tasse uniquement, tasse + humidité et activité de l’eau, ou un comptage complet des défauts verts. Confirmez la méthode d’échantillonnage.
Étape 3. Réinspectez rapidement. Les délais habituels sont de 3–7 jours. Visez un règlement avant la clôture de votre fenêtre de réclamation pour éviter les pièges de procédure.
Étape 4. Options. Avoir sur le prix, reconditionnement, remplacement ou retour. En pratique, sous GCA comme ECF, les parties négocient d’abord des termes commerciaux. L’arbitrage est un dernier recours, pas votre plan A.

Problèmes courants à l’arrivée en Indonésie et comment les documenter

Humidité ou aw élevée sur les Sumatras wet‑hulled. Enregistrez la lecture avec l’appareil et l’étalonnage. Photographiez tout sac humide ou taché. Cuppez pour la fraîcheur et la netteté par rapport à votre échantillon approuvé.
Matière étrangère et défauts primaires lourds. Utilisez une feuille de classement vert de 300 g pour Arabica et présentez le décompte des défauts. Les éléments visuels sont déterminants.
Décalage en tasse par rapport au pré‑expédition. Le cup en parallèle avec votre échantillon approuvé est votre meilleure preuve. Pour un Bali lavé comme Bali Natural Grains de café vert ou un Java à haute acidité comme Arabica Java Ijen Grade 1 Grains de café vert, décrivez la variance, pas seulement le score.

Liste de contrôle rapide à exécuter demain

Échantillon d’arrivée prélevé et divisé le jour de la mise à disposition
Humidité/aw mesurées et consignées avec photos
Classement vert 300 g complété, défauts photographiés
Dorage d’arrivée cupé à côté de l’échantillon d’offre ou pré‑expédition
Notification écrite envoyée dans les 48–72 heures si nécessaire
Contre‑échantillons scellés, étiquetés et conservés pendant 6 mois
Laboratoire de réinspection et protocole convenus par écrit avant l’envoi des échantillons

Si vous souhaitez une version d’une page de cette horloge de réclamation adaptée à la GCA ou à l’ECF, ou si vous souhaitez que nous relisions votre notification avant envoi, Nous contacter sur whatsapp. Et si vous évaluez des options de remplacement, vous pouvez toujours Voir nos produits pour assortir profil, procédé et grade rapidement.

La réalité est que la plupart des litiges sont évitables avec une discipline durant les premières 72 heures. Nous avons aidé des acheteurs à sauver des réclamations qui semblaient perdues à l’arrivée. Mais ceux dont nous nous souvenons le plus sont les arrivages calmes et sans histoire où le café correspondait aux spécifications et où les documents restaient dans le dossier. Faites bien les bases ennuyeuses. Votre compte de résultat vous en remerciera.