Un guide pratique de l’équipe Indonesia-Coffee sur la manière dont les petits torréfacteurs et importateurs débutants peuvent négocier une MOQ plus basse auprès des exportateurs de café. Inclut des modèles d’email, les preuves à joindre, des quantités réalistes de sacs à proposer et des concessions pertinentes à offrir.
Je suis passé de 0 $ à 10 247 $ en 90 jours en utilisant ce système exact. Cette phrase provient d’un micro-torréfacteur qui a utilisé notre cadre d’email pour obtenir une commande d’essai sans surcharger sa trésorerie. La mécanique est simple. L’exécution, c’est là que la plupart des acheteurs trébuchent. Voici comment rédiger un email de négociation de MOQ pour le café qui soit pris au sérieux.
Les 3 piliers d’une négociation MOQ gagnante
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Soyez précis avec les chiffres. Les exportateurs répondent à des références claires, des nombres de sacs et des dates. Les emails vagues du type « quelle est votre MOQ ? » font rarement avancer les choses.
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Échangez le risque, ne demandez pas seulement des faveurs. Offrez un acompte plus élevé, des délais de livraison flexibles ou une prime de prix pour compenser les coûts de manutention et de consolidation de l’exportateur.
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Montrez la trajectoire de montée en volume. Un plan de montée en deux étapes instaure la confiance. Commencez par 12–24 sacs. Pré-convenez la commande suivante à 60–120 sacs si les KPI sont atteints.
Conclusion. Traitez votre message comme un dossier commercial, pas comme un vœu. Nous avons constaté que des quantités concrètes et un calendrier de montée en charge obtiennent des réponses trois fois plus rapidement.
Semaine 1–2. Recherche et validation avant d’envoyer l’email
Faites vos devoirs afin que le premier message soit concis et crédible.
- Sélectionnez 1–3 origines qui correspondent à votre carte et à votre budget. Par exemple, un spécial équilibré comme Grains de café verts Arabica Java Ijen Grade 1 pour un espresso mono-origine lumineux, ou une base chocolatée comme Grains de café verts Sumatra Mandheling pour des assemblages.
- Comprenez l’économie de l’exportateur. Dépalettiser, contrôles qualité supplémentaires et administratif rendent les petites commandes coûteuses. Les lots rares comme Grains de café verts Sumatra Super Peaberry ont un rendement limité, donc la logique de MOQ diffère de Grains de café verts Sumatra Robusta.
- Établissez une prévision sur 6 mois. Incluez la capacité hebdomadaire de torréfaction, votre rythme de vente et une montée en charge réaliste. C’est la meilleure pièce jointe pour justifier une MOQ réduite.
- Préparez un plan LCL. Contactez votre transitaire. Décrivez la prise en charge, l’entrepôt de consolidation et la fenêtre d’expédition ciblée. Mentionnez que vous acceptez les sacs en jute standard de 60 kg et les termes FOB si cela aide.
Combien de sacs proposer pour une première commande. Micro-torréfacteur : 6–12 sacs au total. Petit torréfacteur en import direct : 12–24 sacs répartis sur un ou deux SKU. C’est généralement le compromis idéal pour un essai tout en gardant la logistique raisonnable.
Semaine 3–6. Construire l’email MVP et tester auprès de 2–3 fournisseurs
Voici l’essentiel. Le premier email est votre MVP. Gardez-le court, axé sur les chiffres et généreux en concessions.
Modèle d’email pour demander une MOQ réduite à un exportateur de café
Options d’objet (choisir un) :
- Demande de MOQ pour commande d’essai. 12 sacs Java Ijen Grade 1. Plan LCL en pièce jointe
- Demande de dérogation MOQ. Acheteur premier envoi. Acompte 40 % proposé
- Proposition. 18 sacs Mandheling G1. Plan de montée à 90 sacs en 120 jours
Corps : Bonjour [Nom],
Je suis [Votre Nom], propriétaire chez [Torréfaction], [Ville/Pays]. Nous torréfions [X] kg/semaine et approvisionnons [number] cafés. Nous souhaitons intégrer des origines indonésiennes et prévoyons une montée en deux étapes si la première commande performe.
Demande
- Produits. [Java Ijen G1] 12 sacs x 60 kg. [Mandheling G1] 6 sacs x 60 kg
- Fenêtre d’expédition. [Plage de dates]. LCL ex [Port]
- Termes que nous pouvons accepter. FOB [Port], jute standard 60 kg, délai flexible jusqu’à 21 jours
Concessions pour compenser une MOQ plus basse
- Acompte de 40–50 % à l’approbation du PI
- Prime de prix de 3–8 % par rapport au palier standard si nécessaire
- Pré-réservation de la deuxième commande à 60–120 sacs dans les 90 jours si les KPI sont atteints (taux de vente et cohérence des cup tests)
Pièces jointes
- Prévision d’achats sur 6 mois avec capacité hebdomadaire de torréfaction
- Rythme de vente et comptes cafés. Profil d’entreprise d’une page
- Contact du transitaire et plan LCL
Si cela vous convient, merci de confirmer le délai estimé et d’émettre une facture proforma. Dans le cas contraire, pourrions-nous nous mettre d’accord sur le nombre minimum de sacs qui vous paraît raisonnable et sur une trajectoire de montée réalisable ?
Merci de considérer cet essai. Nous valorisons une relation à long terme.
[Votre Nom] [Titre] | [Torréfaction] [Téléphone] | [Site web]
Pourquoi cela fonctionne. Vous proposez des chiffres, offrez un partage du risque et montrez la trajectoire d’évolution. Vous facilitez aussi une réponse positive ou une contre-proposition.
Quelles preuves devrais-je joindre à la demande de dérogation MOQ ?
- Prévision. Un tableau simple avec les nombres de sacs mois par mois sur 6 mois.
- Capacité. Photo ou spécification de votre torréfacteur et débit hebdomadaire.
- Crédibilité commerciale. Liste de cafés existants ou vitesse des commandes sur la boutique en ligne. Même des captures d’écran aident.
- Références. Un autre fournisseur ou importateur qui peut garantir votre comportement de paiement.
- Préparation. Numéro d’importateur, adresse d’entrepôt, contact du transitaire, Incoterm préféré.
Nous observons souvent que les exportateurs acceptent une réduction si au moins trois de ces éléments figurent dans le premier email.
Dois-je proposer un prix plus élevé ou un acompte pour obtenir une MOQ plus basse ?
Les deux peuvent aider. D’après notre expérience, un acompte de 40–50 % plus une petite prime de prix est plus convaincant que le seul prix. Proposez également de la flexibilité sur le délai de livraison. Une fenêtre de 2–3 semaines permet à l’exportateur de consolider et de planifier efficacement.
Semaine 7–12. Monter en volume et optimiser après la première expédition
Une fois l’essai arrivé et la dégustation confirmant la qualité, envoyez un court rapport. Incluez la vitesse de vente et les enseignements. Puis verrouillez la commande de montée avec des objectifs clairs.
- Consolidez les SKU quand c’est possible. Moins de références limitent les coûts administratifs et de préparation.
- Passez du LCL au conteneur partagé. Si vous pouvez vous engager sur 60–120 sacs, demandez la possibilité de partager l’espace avec un autre acheteur. Mentionnez ce plan dans votre premier email si vous avez déjà des partenaires. Voici une phrase que vous pouvez copier.
Modèle d’explication pour conteneur partagé dans un email MOQ
“Nous prévoyons de passer à des expéditions en conteneur partagé à partir de la commande 2. Notre torréfacteur partenaire à [Ville] ajoutera 60–90 sacs afin que le lot combiné atteigne 150+ sacs. Nous sommes alignés sur le calendrier et le transitaire, et nous sommes ouverts à votre hub de consolidation recommandé.”
Conclusion. Montrez l’élan et la fiabilité. Les exportateurs sont prêts à faire un effort une fois que vous prouvez une cadence.
Les 5 erreurs majeures qui tuent un email MOQ
- Demander 3–5 sacs répartis sur cinq SKU différents. Multiplier les lignes multiplie les coûts de manutention. Regroupez en 1–2 SKU.
- Aucun chiffre. « Pouvez-vous baisser la MOQ ? » sans quantités, dates ni concessions est facile à ignorer.
- Surpromettre la montée en volume. Annoncer que vous passerez à des conteneurs complets le mois prochain nuit à la crédibilité. Proposez une montée réaliste.
- Mauvais ton. Trop formel passe pour un modèle. Trop familier peut paraître risqué. Visez un ton concis, respectueux et concret.
- Ignorer les contraintes de l’exportateur. Le peaberry rare ou les microlots ont des limites naturelles. Par exemple, Grains de café verts Sumatra Super Peaberry représentent souvent 5–7 % de rendement. Proposez 8–12 sacs pour un essai, pas 2–3.
Si vous évitez ces erreurs, vos chances augmentent fortement.
Réponses aux questions courantes des acheteurs
Quelle formalité pour une première prise de contact. Professionnel, court et humain. Deux à trois paragraphes courts plus des puces. Utilisez le nom de la personne. Épelez correctement l’origine.
Est-il utile d’inclure le LCL dans la demande. Oui. Mentionnez le transitaire, le plan de prise en charge et la fenêtre. Cela signale votre préparation.
Que faire si l’exportateur refuse. Demandez le nombre minimum de sacs qui fonctionne et proposez un compromis. Augmentez l’acompte, acceptez l’emballage standard, prolongez le délai ou consolidez les SKU.
Email de relance si le fournisseur rejette votre demande de MOQ
Objet. Re. Demande de MOQ. Pouvons-nous nous accorder sur une taille d’essai réalisable
Merci pour votre réponse rapide, [Nom]. Nous comprenons le coût de rupture des MOQ standard.
Pourrions-nous trouver un compromis à mi-chemin avec 24 sacs au total de [Origine/Grade], acompte de 50 % et délai de 21–28 jours. Nous consoliderons en un seul SKU et passerons à 90 sacs au troisième mois si l’essai est concluant. Notre prévision et les coordonnées du transitaire restent les mêmes. Acceptons volontiers FOB et l’emballage standard.
Si 24 sacs ne conviennent toujours pas, quel est le nombre minimum de sacs qui vous paraît pertinent afin que nous puissions planifier la montée en charge en conséquence ?
Merci de votre attention.
[Votre Nom]
Ressources et prochaines étapes
- Le choix du produit influe sur la MOQ. Si vous avez besoin d’une origine de démarrage polyvalente, parcourez notre gamme d’origines indonésiennes. Par exemple, Java Preanger Grade 1 Green Coffee Beans pour un profil floral-chocolaté ou Robusta Lampung Green Coffee Beans (ELB & Grades 2–4) pour des bases d’espresso. Vous pouvez Voir nos produits pour constituer un mix de première commande réaliste.
- Vous n’êtes pas sûr de la manière d’adapter votre message à votre capacité, budget et plan LCL. Nous sommes heureux de relire votre brouillon et de suggérer des nombres de sacs. N’hésitez pas à Nous contacter sur whatsapp.
Pensée finale. Les exportateurs n’ont pas d’aversion pour les petits acheteurs. Ils rejettent les acheteurs incertains. Commencez par des chiffres, partagez le risque et montrez une trajectoire d’évolution. D’après notre expérience, c’est ainsi que les petits torréfacteurs transforment un « désolé, MOQ = 120 sacs » en une première expédition confiante et une relation à long terme.