Demurrage & Detention du café indonésien : Playbook 2025

Un système éprouvé sur le terrain pour obtenir une exonération ou une extension en 48 heures pour les expéditions de café indonésien. Qui contacter, quelles preuves joindre, comment rédiger l’e‑mail et quand escalader — axé sur l’obtention effective d’allègements de demurrage/detention en 2025.

Nous avons évité 10 247 $ de demurrage et de detention en 90 jours en utilisant ce système exact. Les étapes sont simples. La discipline ne l’est pas. Si vous expédiez du café indonésien via Tanjung Priok, Tanjung Perak, Belawan ou Makassar, voici le playbook 2025 que nous utilisons lorsqu’un conteneur déraille.

Les 3 piliers pour obtenir rapidement des exonérations et des extensions

Des preuves avant l’e‑mail. On ne gagne pas des exonérations avec de l’émotion. On gagne avec des horodatages. Constituez un dossier d’une page avant de contacter qui que ce soit :

Preuve douanière : captures d’écran d’indisponibilité CEISA/INSW, avis de contrôle rouge/inspection physique, réservation et mainlevée d’inspection phytosanitaire, preuve d’analyse de laboratoire pour la qualité ou les contaminants du café, mises en quarantaine (le cas échéant).
Preuve terminal/portuaire : journaux EDI de la porte (tentatives d’entrée/sortie), avis du terminal émis par JICT/TPK Koja/NPCT1, captures d’écran de rendez‑vous camion, avis de restriction routière autour du port de Jakarta.
Preuve du transporteur : extrait de la politique de demurrage de la compagnie maritime pour l’Indonésie, confirmation du temps gratuit à la réservation, avis du transporteur sur la congestion portuaire ou les incidents systèmes.
Faits de l’expédition : numéro de BL, numéros de conteneur, voyage, dernier jour gratuit (LFD), montant facturé, chronologie des événements sur une ligne.

Séquencez les prises de contact. En Indonésie, les approbations pour le demurrage de la compagnie maritime relèvent de l’agence locale du transporteur (service client + revenue manager). Les exonérations de stockage terminal sont séparées et gérées par la facturation du terminal. Votre transitaire est votre multiplicateur sur les deux volets.

Premier appel : votre transitaire. Demandez‑leur d’ouvrir un ticket de litige formel auprès du transporteur et, si pertinent, un appel de stockage auprès du terminal.
Premier e‑mail : vous à l’agence locale du transporteur avec votre transitaire en copie. Mettez le terminal en copie uniquement si le stockage est concerné. Gardez les noms des approbateurs bien visibles. Nous incluons souvent un trade manager si nous savons que les délais de réponse sont lents.

Demandez un remède précis. N’écrivez pas « Veuillez aider à examiner. ». Écrivez « Nous demandons une exonération de demurrage de 5 jours en raison d’une inspection douanière en zone rouge, preuves en pièce jointe. Si une exonération totale n’est pas possible, merci d’étendre le temps gratuit de 5 jours. » Les demandes spécifiques sont plus faciles à approuver et à négocier.

Conclusion pratique : un dossier de preuves de 30 minutes et une demande claire et ciblée réduisent le délai d’approbation de moitié selon notre expérience.

Semaine 1–2 : Préparez votre dossier comme un pro (outils + modèles)

Considérez cela comme une « recherche de marché » pour votre demande d’exonération.

Constituez un fichier de politique pour vos lignes. Conservez des PDF ou des captures d’écran des politiques 2025 des transporteurs pour l’Indonésie. Certaines lignes ont discrètement modifié les horloges de detention au port de Jakarta au T3–T4 2024. Connaissez votre temps gratuit selon le type d’équipement et les Incoterms de votre acheteur. Même en FOB/CFR, votre plaidoyer aide souvent.
Suivez l’impact des jours fériés. Idul Fitri 2025 est prévu fin mars–début avril. Nyepi à Bali arrête tout. Notre règle : demandez des extensions de temps gratuit 7–10 jours avant ces fenêtres. Le taux de réussite est plus élevé lorsque la demande est faite avant le LFD.
Utilisez une « lettre d’extension de temps gratuit » d’une page. Restez factuel.

Sujets d’e‑mail qui fonctionnent :

Sujet : Demurrage waiver request – BL ABCD123456 – Customs inspection Indonesia – 4 days
Sujet : Free time extension request – Tanjung Priok delay – CEISA outage evidence attached

Modèle d’appel d’exonération de demurrage (réduisez à une seule page écran) :

Salutation : Dear [Carrier Jakarta CS + Local Agency Manager],
Demande initiale : Nous demandons une [exonération de demurrage de X jours/extension du temps gratuit de X jours] pour le BL [numéro], conteneur(s) [numéros], voyage [navire/voyage].
Raison avec dates : L’envoi a été soumis à [contrôle douanier en zone rouge/quarantaine/indisponibilité système terminal/restrictions routières portuaires] les [dates]. Voir la chronologie et les preuves en pièce jointe.
Index des preuves : 1) Avis douane. 2) Avis terminal. 3) Journaux EDI de porte. 4) Confirmation du temps gratuit à la réservation.
Contexte commercial : Exportation de café, conformité sécurité alimentaire. Nous avons agi dans les délais standards et averti les parties rapidement.
Clôture : Si une exonération totale n’est pas envisageable, nous demandons une exonération partielle de [X] jours ou une extension équivalente du temps gratuit. Merci de confirmer d’ici le [date/heure] car les frais s’accumulent quotidiennement.
Signature : Nom, téléphone, société, référence du transitaire.

Nous joignons un contexte spécifique au produit uniquement si cela aide. Exemple : réinspection phytosanitaire pour Arabica Bali Kintamani Grade 1 Green Coffee Beans ou contrôles QA de vieillissement pour Musty Cup Green Coffee Beans (Aged Arabica). L’essentiel est de lier le retard à des étapes imposées par l’administration, et non à une hésitation interne.

Semaine 3–6 : Exécutez votre première exonération en 48 heures

Voici notre séquence terrain lorsqu’une facture de demurrage de Tanjung Priok ou une facture de detention du port de Jakarta arrive.

Heure 0–4

Appelez votre transitaire. Demandez‑leur d’ouvrir un ticket de litige auprès du transporteur et de vous communiquer le numéro du ticket.
Constituez le dossier de preuves et la chronologie. Nommez les fichiers proprement : « BL12345_CEISA‑Outage_2025‑03‑31.png. »

Heure 4–12

Envoyez votre e‑mail à l’agence locale du transporteur. Mettez votre transitaire en copie. Si le stockage terminal est inclus, mettez le contact facturation du terminal en copie et séparez explicitement les demandes : « demurrage de la compagnie » vs « stockage terminal ».
Consignez votre appel. Nous effectuons toujours un suivi téléphonique. Au téléphone, dites : « Nous demandons X jours d’exonération liés à [douane/cause terminal]. Qui est l’approbateur chez vous et quand pouvons‑nous attendre une décision ? » Les noms et les délais comptent.

Heure 12–24

Si pas de réponse, escaladez vers le revenue manager ou pricing manager de l’agence locale. Restez professionnel et joignez le fil d’origine.
Si le transporteur demande une « preuve de congestion » ou « d’indisponibilité système », fournissez : avis du terminal, annonces publiques, captures d’écran de rendez‑vous de porte, ou restrictions de trafic émises par les autorités de Jakarta.

Heure 24–48

Négociez un allégement partiel si nécessaire. Nous avons eu du succès avec des partages comme « exonérer les 3 premiers jours, nous supportons le reste » ou « accorder 5 jours supplémentaires de temps gratuit ; nous sortirons dans les 24 heures ».
Si le refus est définitif, demandez une justification écrite citant leur politique de demurrage. Certaines approbations surviennent après que vous avez montré que la politique prévoit force majeure ou exceptions pour retenue par l’État.

Qui contacter en premier ? Votre transitaire, puis l’agence locale du transporteur. Impliquez les terminals uniquement pour le stockage. L’autorité portuaire s’engage rarement sur une exonération d’un envoi unique. Les approbations relèvent de l’agence du transporteur et du superviseur facturation du terminal.

Quels documents prouvent un retard causé par la douane ? Nous privilégions :

Avis de contrôle en zone rouge/avis d’inspection physique et heure de mainlevée.
Réservation et mainlevée d’inspection de quarantaine/phytosanitaire.
Capture d’écran d’indisponibilité CEISA/INSW avec horodatage.
Tout mémo douanier demandant des documents complémentaires dans la chaîne documentaire d’exportation de café en Indonésie.

Délais de réponse constatés : 24–72 heures pour Jakarta. Plus rapide si vous escaladez avec un dossier de preuves clair. Plus lent durant les semaines de l’Aïd.

Semaine 7–12 : Industrialisez et prévenez

Une fois que vous avez remporté quelques exonérations, construisez une procédure opérationnelle standard (SOP) pour que les exonérations deviennent l’exception plutôt que votre centre de profit.

Verrouillez le temps gratuit dès la réservation. Pour le café, 10–14 jours à l’origine et à destination constituent notre base en saison haute. Mettez‑le par écrit dans la confirmation de réservation.
Pré‑alertez autour des jours fériés. Pour Idul Fitri 2025, envoyez les demandes d’extension de temps gratuit 10 jours avant le LFD. Faites de même pour Nyepi si votre flux Bali est actif avec Bali Natural Green Coffee Beans.
Informez les acheteurs sur la detention à destination. Ajoutez une clause : « Acheteur responsable d’assurer un temps gratuit minimum de X jours à destination. Si la detention au port de Jakarta ou à destination résulte d’un retard de l’acheteur, l’acheteur assume les frais. » Cela nous a fait économiser de l’argent réel sur les lignes Sumatra Mandheling Green Coffee Beans et Blue Batak Green Coffee Beans.
Choisissez des compagnies aux politiques pragmatiques. À notre expérience, la cohérence vaut mieux que le tarif de base le plus bas. Demandez aux transporteurs de partager leur politique 2025 pour l’Indonésie par écrit.
Tenez un dossier de preuves vivant par port. Nous conservons les avis de demurrage de Tanjung Priok, les avis JICT et des exemples d’approbations dans un drive partagé. Les nouveaux membres montent en compétence plus rapidement.

Conclusion pratique : la prévention vaut mieux que l’appel. Négociez le temps gratuit à l’avance et synchronisez vos opérations pour éviter les coupures prévisibles.

Les 5 plus grosses erreurs qui font échouer les exonérations

Demandes vagues. « Veuillez aider » est ignoré. « Demande d’exonération de 4 jours en raison d’un contrôle douanier en zone rouge du 28/3 au 31/3, voir preuves » obtient des résultats.
Absence d’horodatages. Les réclamations sans captures CEISA/INSW, avis terminal ou journaux de porte échouent généralement.
Mélanger demurrage et stockage terminal. Deux poches budgétaires distinctes. Séparez les demandes et les contacts.
Manquer le LFD. Demander après qu’une semaine de frais se soit accumulée rend l’approbation politiquement plus difficile. Demandez tôt une extension de temps gratuit.
Accuser la « congestion » sans preuve. Utilisez des avis du transporteur ou du terminal. Mieux encore, joignez des captures d’écran de rendez‑vous camion montrant l’absence de créneaux.

Réponses rapides aux questions fréquentes

Quelles raisons les transporteurs acceptent‑ils pour une exonération de demurrage en Indonésie ?

Des causes imposées par le gouvernement ou générées par le transporteur/terminal, accompagnées de preuves. Exemples : contrôle douanier en zone rouge, inspection de quarantaine ou phytosanitaire, indisponibilités CEISA/INSW, défaillances systèmes du terminal, reports de navire initiés par la compagnie, restrictions routières imposées par le port pendant l’Aïd. Les retards purement causés par l’expéditeur ou des erreurs documentaires sont rarement admis.

Comment rédiger un e‑mail de demande d’exonération de demurrage pour un conteneur de café ?

Restez sur une page écran. Indiquez la demande, listez les dates, joignez les preuves, donnez une échéance. Utilisez le modèle ci‑dessus. Ajoutez le contexte café uniquement si cela démontre la conformité, par exemple des tests de laboratoire obligatoires pour des résidus sur un microlot.

Qui contacter en premier — la compagnie maritime, le terminal ou le transitaire — pour une exonération ?

Le transitaire d’abord pour ouvrir des tickets et relancer en interne. Ensuite l’agence locale du transporteur qui approuve. Contactez le terminal uniquement pour les frais de stockage. Ce sont des processus parallèles mais séparés.

Quels documents prouvent un retard causé par la douane pour une demande d’exonération ?

Avis de contrôle en zone rouge/avis d’inspection, réservation et mainlevée de quarantaine, captures d’écran d’indisponibilités CEISA/INSW, mémos officiels demandant des documents supplémentaires et les enregistrements EDI montrant des tentatives de mouvement en porte alignées sur ces événements.

Quelle est la rapidité de réponse des compagnies maritimes aux demandes d’exonération ou d’extension de temps gratuit en Indonésie ?

Nous observons 24–72 heures en semaines normales. Fin mars–début avril 2025, attendez‑vous à des délais plus longs à cause de l’Aïd. Demandez tôt et demandez un délai de réponse dans votre e‑mail.

Puis‑je obtenir l’annulation de la detention si mon acheteur a retardé le retrait à destination ?

Difficile. Si l’acheteur a causé le retard, les transporteurs n’annuleront généralement pas la detention. Votre meilleure option est la prévention : verrouillez le temps gratuit à destination dans la réservation et transférez contractuellement la detention à l’acheteur en cas de retrait tardif.

Est‑ce que la congestion liée aux jours fériés/Aïd constitue une force majeure pour les exonérations de demurrage ?

Parfois. Si le port ou le transporteur a émis des avis réduisant les heures de porte ou restreignant les camions, vous avez un cas. Joignez ces avis. Une simple mention de « trafic de vacances » sans preuve ne suffira pas.

Ressources et prochaines étapes

Si vous voulez notre « modèle d’appel d’exonération » d’une page et la checklist 48 heures que nous utilisons en interne, nous serons heureux de les partager. Besoin d’aide pour votre situation spécifique ? Vous pouvez Contact us on whatsapp. Si vous planifiez des chargements Q2–Q3 et souhaitez vérifier les termes de temps gratuit en choisissant des origines comme Gayo Long Berry Green Coffee Beans ou Sumatra Lintong Green Coffee Beans (Lintong Grade 1), envoyez‑nous vos notes de réservation et nous signalerons les points de risque.

Voici la réalité : gagner des exonérations en Indonésie n’est pas de la magie. C’est des preuves horodatées, le bon approbateur et une demande précise sous 48 heures. Faites cela et vous maintiendrez votre café en mouvement et votre marge intacte. Et si vous préparez de nouveaux lots pour 2025, parcourez nos origines et modes de traitement actuels pour aligner votre programme. Voir nos produits.